Startsidan som visas när du har loggat in kan du också nå genom att klicka på valet Översikt som finns längst till vänster i menyraden.

Under Aviseringar ser du viktiga meddelanden för just ditt företag. Det kan till exempel vara fakturor att attestera.

Under rubriken Användare ser du de användare som är anslutna till ditt företag. Om de är godkända med grön text är de aktiva användare som har godkänt inloggningen. Om de ha en röd text med Inbjuden har inbjudan skickats till användaren men han eller hon har ännu inte accepterat den inbjudan som skickats.

Bjuda in användare
För att bjuda in flera användare klickar du på kontextmenyn i det övre högra hörnet på tabellen. Skriv in epostadressen till den person du vill bjuda in och tryck på knappen Skicka inbjudan. Personen kommer då att få ett email med en inbjudan till PromikBook och det företag du representerar.

Du styr användarens behörigheter genom att klicka på menyn Admin. Menyn Admin finns tillgänglig om du har bronspaketet och uppåt.

Att växla företag är mycket enkelt. Du gör detta genom att klicka på namnet på företag längst upp till vänster. En lista kommer då att visas med alla företag du har tillgång till. Om du vill byta företag klickar du på företagsnamnet så kommer detta bolag att läsas in. Om du vill skapa ett nytt företag klickar du på listknappen till höger om texten Organisationsnummer.

Du kan alltid fylla på redovisningsdata i ett företag genom att importera företagets redovisning igen genom att importera en SIE fil. Det är perfekt om du har använt något annat redovisningprogram och nu går över till Promikbook. Importera då de senaste åren så får du med tidigare års statistik. Detta är mycket intressant när du till exempel tar ut en kassflödesberäkning. Importera SIE gör du från menyn Bokföring.

I listan har du möjlighet att sortera företagen genom att klicka på överskrifterna i listan. Du kan också söka företag genom att ange ett namn eller del av ett namn i det vita fältet där det står Filtrera.

Att välja företag är väldigt enkelt. Du markera företaget med musens markör och du ser vilket företag som är markerat genom att raden blir får en förändrad färg. Klicka på företaget med musen. Då kommer detta företag att väljas.

Att skapa ett nytt företag är mycket enkelt. Klicka först på namnet på företaget som du arbetar med. En lista kommer då att visas med de företag som du har tillgång till.

Därefter klickar du på kontextmenyn . Det är den knapp som finns till höger om Organisationsnummer i tabellen. När du gjort detta väjer du Skapa nytt företag. Då kommer en guide att hjälpa dig skapa företaget.

Du kan skapa företaget på två olika sätt. Genom en Import av en SIE fil eller manuellt genom att ange organisationsnummer.

Vad är en SIE-fil?
En SIE fil är en fil som du kan skapa från ett redovisningsprogram. Du kanske har kört ett annat system innan du började med PromikBook. Då kan du enkelt exportera en SIE fil och därefter läsa in den i PromikBook. Samma sak gäller om du haft en redovisningskonsult som arbetat med företagets redovisning tidigare. Då kan konsulten exportera en SIE fil som du därefter importerar i PromikBook. All redovisningsdata förutom fakturor kommer att följa med, kontoplaner, alla verifikationer etc.

När du valt en SIE fil så kommer systemet att visa en guide där du importerar ditt material.

För att växla företag till ett annat företag du har tillgång till så klickar du på företagsnamnet. En lista kommer då att visas med de företag som du har tillgängliga. Du kan också filtrera listan genom att skriva in någonting i fältet som heter Filtrera.

Du väljer att importera en SIE-fil via menyn Bokföring och funktionen Importera SIE.

I fönstret för att importera SIE-fil ser du de olika stegen som systemet använder när det kontrollerar din SIE-fil. Du ser var i processen systemet befinner sig genom att följa de olika stegens Status.

Har du redan valt en fil i ett tidigare steg kommer detta filnamn att synas till höger om knappen Välj fil. Om du inte har valt en fil tidigare står texten ”Ingen fil vald”.

Om det står texten ”Ingen fil vald” tryck då på knappen Välj fil. Ett vanligt fönster kommer då att visas där du ska välja den SIE-fil som du vill läsa in. Välj filen och tryck på Ok. Det namn du valt visas till höger om knappen Välj fil. När du har kontrollerat filnamnet trycker du på knappen Läs in.

Du kommer nu att se statusen i listan till vänster. Under processen kan du få olika typer av frågor.

Dessa kan vara:

Organisationsnummer stämmer ej överens med det du angivit för företaget när du skapade det. Du får då ett val att avbryta inläsningen eller fortsätta.

Filen är inte en giltig SIE-fil och importen avbryts.

Filen är en giltig SIE-fil men av ett annat format än vad systemet behöver. Den ska vara av formatet fyra (transaktioner) och inte ett, två eller tre. Importen kommer då att avbrytas.

Val av räkenskapsår. Här kommer systemet att visa vilka räkenskapsår som finns i filen. Det kan finnas obegränsat antal år. Du väljer med en kryssmarkering i listan om du vill importera just detta år eller inte. I kolumnen årstyp står vilken typ av inläsning systemet kommer att göra. Om det står ”År i filen” är det komplett med alla transaktioner. Om det istället står ”Statistikår” kommer inläsningen att ske av kontosaldon och inte själva transaktionerna. Vi rekommenderar att du väljer statistikåren om dessa inte är skapade sedan tidigare. Har du importerat material och transaktioner för dessa år tidigare väljer du bort importen av dessa år genom att ta bort krysset för respektive rad.

När alla säkerhetskontroller är genomförda och systemet är inne på steg nummer sex så kommer du att få information om antalet transaktioner, verifikationer och konton. Tryck på knappen Starta för att läsa in SIE-filen.

När systemet har läst in SIE-filen får du ett meddelande om detta och du kommer att kunna se året i listanöver år till höger i fönster, till höger om texten Nuvarande räkenskapsår.

Hanteringen av räkenskapsår hittar du genom att klicka på räkenskapsåret till höger om företagsnamnet eller i menyn Bokföring och alternativet Räkenskapsår.

När du valt funktionen kommer du att se en lista med olika år. Om du skapat ett tidigare år genom en SIE import kommer det året att finnas med i listan.

Du kan inte ha en bruten serie av år. Därför kan du bara skapa år som är äldre än det tidigare året eller nyare än det senaste. Du kan också ta bort år men då är det det äldsta året eller det nyaste du kan radera. Ej ett år i mitten av serien.

Skapa ett nytt år
Du skapar ett nytt år genom att klicka på kontextmenyn högst upp till höger i tabellen. Där kan du skapa antingen ett nyare år eller ett äldre år i serien.

Ändra ett befintligt år
Du kan också ändra ett befintligt år genom att klicka på kontexmenyn till höger om räkenskapsåret i tabellen. Där kan du ändra namn, tömma alla årsdata och också välja en viss månad som du vill låsa till. Om du låser till t ex juli kommer det inte vara möjligt att göra någonting som förändrar bokföringen till och med juli.

Det lösenord som du använder för att logga in i systemet kan du byta. Du gör detta i menyn Mitt konto. Välj alternativet Ändra lösenord.

Du ska här skriva in ditt befintliga lösenord och det nya du vill ha två gånger. Tryck därefter på knappen Byt lösenord. Systemet har nu bytt lösenordet och du använder det när du logga in nästa gång.

Funktionen Mitt konto hittar du i menyn längst upp till höger. Under alternativet Mitt konto kan du ändra basuppgifter för ditt eget konto.

I den vänstra delen av sidan finns uppgifter om dig själv och också din epostadress. Att ändra epostadress går att göra men är lite speciellt. Du måste då komma ihåg att logga in med den nya du registrerar. När du klickar på kugghjulet där det står Byt E-postadress så kommer du till en annan sida där du skriver in den nya adressen.

Till höger finns användarinställningar för språk och supportinställningar. Det språk som är förvalt är svenska. Systemet har för närvarande fyra olika språk och vi lägger till löpande nya. Du kan också ändra språk längst ned i listen. Detta är användbart om du har en kund där du vill presentera materialet på till exempel engelska.

Det finns ett fält som heter Inbjudningskod. Inbjudningskoden kan du ändra till en valfri text. Om texten är upptagen av någon annan användare kommer systemet att ge dig ett meddelande gällande detta.

På raden nedanför Inbjudningskoden finns en inbjudningslänk. Skicka den länken till dina vänner och affärsbekanta som du vill ska använda PromikBook. När de logga in och anmäler sig som användare kommer du att kopplas ihop med den nya användaren och du kommer i framtiden att erhålla ersättning baserat på vad den nya användaren köper i systemet.

Det finns också ett val som heter Förvalt företagsval. Det ska du aktivera om du vill att ett visst företag ska visas varje gång du startar tjänsten.

När du har gjort dina ändringar trycker du på knappen Spara.

PromikBooks mailserver är default för utskick av dina fakturor och påminnelser via mail.

I PromikBook silver finns en funktion där du kan ställa in din egen mailserver som avsändare av fakturor och påminnelser.

För att du ska kunna använda din egen e-postadress måste du fylla i dina uppgifter till din egen mailserver. Om du har Gmail, Yahoo! eller Hotmail som leverantör av e-posttjänster behöver du bara skriva in e-postadress och lösenord. Har du någon annan leverantör välj då "Annan e-postleverantör" och kontrollera med din leverantör av e-posttjänster om vilka inställningar som gäller.

Vi rekommenderar att du använder din egen mailserver. Då kommer din e-postadress stå som avsändare när du skickar fakturor och påminnelser till dina kunder. Dina kunder kan då svara dig direkt på dessa mail. Du kan även få felmeddelande om e-postmeddelandet inte kommer fram till mottagaren.

Det finns tre val för att skapa en faktura, en vanlig faktura, en kreditfaktura eller en kontantfaktura. En kreditfaktura ska du skapa om du vill kreditera en tidigare faktura. Att kreditera en faktura innebär att du skickar en motfaktura om den ursprungliga fakturan har varit felaktig.

Fakturan finns i menyn Faktura. Du klickar på länken och en första faktura visas. Om det är första gången du väljer en ny faktura kommer systemet att visa en box med första fakturanummer. Kanske har du tidigare en serie av fakturanummer. Fortsätt i såna fall eller välj något annat nummer att starta med. Det nummer som du anger kommer att räknas upp med ett för varje ny faktura du skapar.

I fakturan finns också en kontrollsiffra. Den kontrollsiffran består av två siffror och skrivs till höger om det ordinarie fakturanumret. Den siffran visas med en gråare text för att du ska göras uppmärksam på att det är en kontrollsiffra.

Längst upp till vänster finns de olika leveranssätten för den fakturan du skapar. Du anger detta per kund och per faktura. PromikBook kommer att komma ihåg det leveranssätt du valt för samma kund nästa gång du ska skicka en faktura till det företaget och föreslå detta.

Det finns fem leveranssätt:

1. Email
Email använder du om du vill skicka ett email till mottagaren som innehåller fakturan. En länk kommer då att finnas i epostmeddelandet. När användaren klickar på länken kommer fakturan att visas och mottagaren kan skriva ut den. Den epostadress som systemet använder är den epostadress som finns registrerad för kundföretaget. Om du vill ändra epostadress kan du göra det direkt när du skickar fakturan eftersom adressen visas i en box.

2. Via posten
Den funktionen använder du om du vill att posten skriver ut fakturan och skickar ut den med kuvert. För närvarande är kostnaden 10 kronor per faktura exklusive moms och beloppet dras från ditt konto på PromikBook.

3. Via PromikBook
Detta använder du om din kund också har PromikBook. Då skickas fakturan elektroniskt till det företagets konto och går direkt in i inkorgen för mottagna fakturor. Den kommer också att automatiskt bokföras enligt samma förslag som bokföringen har skett tidigare.

4. Utskrift
Detta använder du om du vill skriva ut fakturan på vanligt sätt. Du skriver ut den och skickar via vanlig post.

5. Fakturabelåning
Detta använder du om du vill belåna din faktura. Fakturan skickas då till vårt finansbolag där du får utbetalt pengarna inom en dag i enlighet med ditt avtal.

Till höger finns tre knappar Skicka fakturan, Spara i utkorg och Visa. Tryck på knappen Skicka fakturan om du vill skicka den direkt och Spara i utkorg för att vänta med att skicka till senare. Fakturan kommer då att markeras som ej skickad i listan över Utgående fakturor och du kan skicka alla fakturor genom att klicka på knappen Skicka i den listan. I den övre vänstra delen av fakturan finns möjlighet att välja en logotyp. Du gör detta genom att klicka på Länken, Ladda upp ny logotyp. Du ska då ha sparat ditt företags logo i en bildfil som du väljer att läsa in. Den loggan kommer att placeras längst upp till vänster på fakturan.

Till höger om loggan finns ditt företags adress. Det är samma adress som du valt att spara i företagsuppgifterna i systemet.

Fakturanummer sätt automatiskt och det ökas med ett utifrån föregående fakturanummer.

Om du känner till kundnummer för det företag du vill skicka till kan du skriva in rätt nummer i fältet för fakturanummer. Du kan också skriva in delar av företagsnamnet så kommer systemet att känna av detta och ge förslag på kundnamnet.

Till höger om många fält finns kontextmenyer . När du trycker på en kontextmeny kommer systemet att visa de olika valen som finns för just det fältet. Det kan till exempel vara att få fram kundlistan eller att ta fram artiklar.

För kunder och artiklar finns speciella register som du når från menyn register. Där kan du lägga till nya kunder och artiklar när som helst. Du når också den funktionen direkt från fakturadelen i systemet genom att valet finns längst ned i listan över kunder eller artiklar.

Till höger om benämningen för en artikel finns ett kugghjul . Om du klickar på kugghjulet visas det konto som valts för just den raden och för den artikeln. Kontot hämtas från artikelregistret. Det är också i artikelregistret du styr momssats namn och andra uppgifter om den artikel.

Det förslag som skrivs in i benämningen hämtas från artikelregistret. Du kan alltid ändra förslaget genom att skriva direkt i fältet för benämning och du kan också lägga till rader genom att klicka på plus knappen.

Uppgifterna längst ned på fakturan hämtas från det du angivit i företagsinställningarna för ditt eget företag. Om du vill ändra dessa uppgifter gör du det från sidan Mitt företag och väljer länken ändra. Alternativt så skriver du in de nya uppgifterna direkt i fakturan så kommer de att sparas om du svara Ja på frågan om de ska gälla för kommande fakturor.

Från menyn Faktura kan du nå en funktion som heter Visa utgående fakturor. Där listas alla fakturor som du har skickat eller som du lagt i utkorgen dvs sådana fakturor som ska skickas senare.

Genom att klicka på överskrifterna för varje kolumn kan du sortera om listan efter den kolumn du klickat på.

Till höger på sidan finns knappar för att du ska kunna filtrera listan. Att filtrera listan innebär att du bara visar Betalda, Obetalda eller Förfallna fakturor.

Du ser status för fakturan i olika kolumner.

I kolumnen Skickad ser du när fakturan har skickats. Om det står ej skickad ha du lagt fakturan i utkorgen. Den har alltså inte gått iväg till mottagaren. För att skicka alla fakturor som ej tidigare har blivit skickade trycker du på knappen Skicka som finns längst upp till vänster på bilden.

Kolumnen markera betalning visar vilka fakturor som betalats och vilka som är obetalda. Om du vill markera en betalningen av en faktura klickar du på texten obetald. Systemet visar då en bild där du ska skriva in betalningsdatum och belopp. Om beloppet inte är lika stort som det ursprungliga fakturabeloppet så kommer fakturan att få statusen delbetald.

Det finns också en informationskolumn märkt med ett i. Om du klickar på bokstaven i så kommer en information att visas om den faktura som visas på den rad som du markerat. Du ser exakt när den skapats och när olika händelser har skett med fakturan.

Genom att klicka på kontextmenyn längst ut till höger på raden för respektive faktura kan du vidta olika åtgärder för just den här fakturan. När du klickar på raden får du upp olika alternativ i listan, du kan till exempel visa den för att skriva ut eller skapa en kreditfaktura.

Från menyn Faktura kan du nå en funktion som heter Visa inkommande fakturor. Där listas alla fakturor som du har tagit emot antingen manuellt eller automatiskt.

Genom att klicka på överskrifterna för varje kolumn kan du sortera om listan efter den kolumn du klickat på.

Till höger på sidan finns knappar för att du ska kunna filtrera listan. Att filtrera listan innebär att du bara visar Betalda, Obetalda eller Förfallna fakturor.

Du ser status för fakturan i olika kolumner.

I kolumnen Godkänn ser du om du har gjort ett godkännande av fakturan eller inte. När du godkänner fakturan kommer den också att bokföras.

I kolumnen Markera betalning ser du om du markerat fakturan som betald eller om den fortfarande står som obetald. Genom att markera fakturan som betald kommer PromikBook att bokföra den som betald.

Det finns också en informationskolumn märkt med ett i. Om du klickar på bokstaven i så kommer en information att visas om den faktura som visas på den rad som du markerat. Du ser exakt när den skapats och när olika händelser har skett med fakturan.

Genom att klicka på kontextmenyn längst ut till höger på raden för respektive faktura kan du vidta olika åtgärder för just den här fakturan.

Om du har Guldpaketet kan du slå på attestering av inkommande fakturor. Då kommer det i kolumnen Godkänn att finnas andra beteckningar som t ex Attest, Kontering och Slutattest.

Genom att klicka på funktionen Lägg till inkommande faktura under Faktura i menyn kan du lägga till en inkommande faktura. Du skriver in fakturanummer och den leverantör som fakturan avser. Leverantörsregistret finns som ett separat register. Du kan också lägga till en leverantör direkt i samband med registreringen genom att klicka längst ned i listan över leverantörer som du får upp.

Du anger fakturadatum och förfallodatum samt totalsumma och moms. När du godkänner fakturan i listan över inkommande fakturor bokför du den.

Om fakturan har mottagits på ett annat sätt än via Acconomy kan du bläddra fram en fil med fakturans utseende. Du gör detta genom att klicka på knappen bläddra.

I menyn under Register finns ett alternativ med lägg till kund. Här kan du lägga till kunder. Skriv in alla uppgifter så kommer de nya uppgifterna att finnas med när du bland annat ska skapa fakturor.

I menyn under Register finns ett alternativ med Lista kunder. Den här funktionen listar alla dina kunder. För att välja en kund och ändra registrerade uppgifter klickar du på raden med musmarkören.

I menyn under Register finns ett alternativ med lägg till artikel. Här kan du lägga till artiklar. Skriv in alla uppgifter så kommer de nya uppgifterna att finnas med när du bland annat ska skapa fakturor.

I menyn runder Register finns ett alternativ med Lista artiklar. Den här funktionen listar alla dina artiklar. För att välja en artiklen och ändra registrerade uppgifter klickar du på raden med musmarkören.

I menyn under Register finns ett alternativ med lägg till leverantör. Här kan du lägga till leverantörer. Skriv in alla uppgifter så kommer de nya uppgifterna att finnas med när du bland annat ska skapa inkommande fakturor.

I menyn under Register finns ett alternativ med Lista leverantörer. Den här funktionen listar alla dina leverantörer. För att välja en leverantör och ändra registrerade uppgifter klickar du på raden med musmarkören.

I menyn under Bokföring finns alla delar avseende själva bokföringsmodulen. Här finns framförallt funktionen att skapa manuella verifikationer.

Den automatiska funktionen för att autoboka verifikationer från betalningar av leverantörer och kunder samt leverantörsskulder och kundfordringar skapar upp verifikationer för dina fakturor.

Du bör inte gå in och ändra i dessa serier utan välja andra serier när du gör manuella verifikationer. Du bör heller inte gå in och ändra i automatgenererade verifikationer.

Du kan lägga till en ny verifikationsserie i bilden över en ny verifikation och alternativet längst ned när du väljer vilken verifikationsserie du ska använda eller också gör du detta i menyn bokföring i alternativet som heter lista verifikationsserier.

När du valt verifikationsserie så får den nya verifikationen ett nummer som är det sista kända verifikationsnummer plus ett. Du får också ett förslag på datum som är det senaste datum som använts i den serie du valt.

Skriv in den verifikationstext du vill använda. Du kan också koppla ett dokument till den verifikation du nu skapar. Du gör detta genom att klicka på dokumentet . Observera att du kan koppla dokument till verifikationen i sin helhet eller varje transaktionsrad individuellt.

Genom att klicka på knappen Bokför kommer PromikBook att registrera verifikationen och genom att klicka på Bokför och ny skapas förslag på en ny verifikation i samma serie.

Funktionen Mitt konto hittar du i menyn längst upp till höger. Under alternativet Mitt konto kan du ändra basuppgifter för ditt eget konto.

I menyn under Bokföring / Lista verifikationsserier kan du lista de olika verifikationsserier som finns i företagets bokföring.

I menyn under Bokföring finns ett val som heter Mina konton. Där redigerar du den kontoplan som företaget använder i sin bokföring. På den vänstra delen av sidan finns företagets egen kontoplan.

Det finns plustecken till vänster om de olika grupperna i kontoplanen. Genom att klicka på dessa kan du expandera kontoplanens olika grupper och se de underliggande konton.

Du lägger till konton genom att skriva in kontonummer och namn på den högra delen av sidan. Välj också om kontot är ett normalt debet eller kreditkonto.

En mycket praktisk funktion är att kopiera konton från BAS kontoplanen. Du gör detta genom att klicka på knappen Importera. En box visas då med hela baskontoplanen.

Om du redan har konton som finns i en grupp från BAS så visas detta genom att det finns en bock framför gruppen. Du klickar på plus tecknet för att expandera en grupp. Klicka så att det blir en bock framför kontot så kommer det att importeras.

På det viset kan du kopiera konton från bas till ditt eget företag på ett mycket smidigt sätt.

Hanteringen av räkenskapsår hittar du i menyn under Bokföring / Räkenskapsår eller i den översta menyn under året bredvid ditt företagsnamn.

När du valt funktionen kommer du att se en lista med olika år. Om du skapat ett tidigare år genom en SIE-import kommer det året att finnas med i listan.

Om du skapat ett tidigare år genom en SIE-import kommer det året att finnas med i listan. Du skapar ett nytt år genom att klicka på kontextmenyn som finns högst upp till höger i tabellen.

Du kan också Ändra ett befintligt år genom att klicka på kontextmenyn i tabellen till höger om datum. Du kan då ändra namn, tömma årsdata och låsa till och med vissa perioder.

Resultatrapport trend är en resultatrapport uppdelad per år. Den här typen av rapport ger en samlad bild över verksamheten då den sträcker sig över flera år samtidigt. Du kan styra vilket sista år som ska visas genom att välja år i valet av räkenskapsår längst upp till höger i systemet.

I rapporten finns sex stycken knappar. Dessa är:

Välj dimensioner
Här väljer du dimensioner (resultatenheter) genom logiska begrepp för att få djupare analys. Kräver minst Silverpaketet .

Visa / dölj konton
Här kan du välja om du vill att konton och kontonamn ska skrivas ut i rapporten.

Skriv ut
Här produceras en pdf fil som automatiskt skrivs ut. Utskriften följer samma uppdelning som du ser på din bildskärm.

Exportera
Här kan du exportera rapporten i olika format, som t ex pdf, word excel mm. Att välja pdf är perfekt om du vill spara rapporten och skicka den som ett epostmeddelande till din kund. Systemet skapar en fil och den filen kan du till exempel lägga med i ett email som du skicka till din kund.

Spara kolumnval
Det här alternativet använder du om du gjort egna kolumnval genom att ändra kolumnen med pennan i varje kolumn överskrift. Därefter kanske du vill spara kolumnvalen till ett senare tillfälle. Klicka då på knappen Spara kolumnval.

Läs in kolumnval
Om du har sparat kolumnval så kan du också läsa in dessa vid ett senare tillfälle. Klicka på knappen Läs in kolumnval för att få upp en lista med de sparade valen för att du snabbt ska kunna ta fram andra kolumner.

Alternativet visa trend är mycket pedagogiskt. Genom att bocka för alternativet Visa trend så kommer systemet att med rött och grönt visa negativa och positiva förändringar.

Klickar du på Visa färmarkering kommer systemet att visa positiva värden med grönt och negativa med rött.

Med hjälp av alternativet Visa ören kan du slå av och på visning av ören i rapporten.

Balansrapport trend är en balansrapport uppdelad per år. Den här typen av rapport ger en samlad bild över verksamheten då den sträcker sig över flera år samtidigt. Du kan styra vilket sista år som ska visas genom att välja år i valet av räkenskapsår längst upp till höger i systemet.

I rapporten finns sex stycken knappar. Dessa är:

Välj dimensioner
Här väljer du dimensioner (resultatenheter) genom logiska begrepp för att få djupare analys. Kräver minst Silverpaketet .

Visa / dölj konton
Här kan du välja om du vill att konton och kontonamn ska skrivas ut i rapporten.

Skriv ut
Här produceras en pdf fil som automatiskt skrivs ut. Utskriften följer samma uppdelning som du ser på din bildskärm.

Exportera
Här kan du exportera rapporten i olika format, som t ex pdf, word excel mm. Att välja pdf är perfekt om du vill spara rapporten och skicka den som ett epostmeddelande till din kund. Systemet skapar en fil och den filen kan du till exempel lägga med i ett email som du skicka till din kund.

Spara kolumnval
Det här alternativet använder du om du gjort egna kolumnval genom att ändra kolumnen med pennan i varje kolumn överskrift. Därefter kanske du vill spara kolumnvalen till ett senare tillfälle. Klicka då på knappen Spara kolumnval.

Läs in kolumnval
Om du har sparat kolumnval så kan du också läsa in dessa vid ett senare tillfälle. Klicka på knappen Läs in kolumnval för att få upp en lista med de sparade valen för att du snabbt ska kunna ta fram andra kolumner.

Alternativet visa trend är mycket pedagogiskt. Genom att bocka för alternativet Visa trend så kommer systemet att med rött och grönt visa negativa och positiva förändringar.

Klickar du på Visa färmarkering kommer systemet att visa positiva värden med grönt och negativa med rött.

Med hjälp av alternativet Visa ören kan du slå av och på visning av ören i rapporten.

I menyn finns en knapp som heter Inställningar. Där finns företagsinställningarna. Dessa styr till exempel vilka uppgifter som ska finnas i fakturan och hur de olika posterna ska bokföras.

Du kan ändra dessa inställningar när du vill. Kom ihåg att trycka på knappen Spara när du ändrat texterna.

Det finns en inställning som heter Dölj mitt företag i sökningar. Du kryssar i detta alternativ om du inte vill att ditt företag ska visas om det är ett annat företag som vill skicka fakturor internt inom PromikBook.

I inställningarna finns också användarnamn och lösenord för Relian. Relian är ett system som du kan abonnera på som kontrollerar om dina kunder finns registrerade i någon av världens databaser gällande terrorism och penningtvätt. Om du skriver in användarnamn och lösenord här så kontrolleras detta automatiskt.

Under fakturainställningar finns speciella inställningar för dina fakturor. Här skriver du in värden som förfallodagar för både utgående och ingående fakturor. Dessa värden kommer upp som förslag när du skriver in en ny kund och nya fakturor. Om du ändrar dessa värden för kunden individuellt kommer dessa specifika förändringar att gälla för just den kunden. Det här är förslag som kommer upp i samband med nyregistrering av kunder och leverantörer.

Du kan spara hur många referenser som helst i ditt företag. Du kan antingen göra detta i inställningarna eller direkt när du skapar fakturor. Alla referenser kommer att visas i listan och du väljer en specifik referens som ska ges som förslag när du skapar en ny faktura.

Du kan dölja de flesta av kolumnerna i fakturan om du inte vill visa dessa. Du kan antingen göra det direkt i fakturan genom att klicka på symbolen som ser ut som ett öga ovanför själva kolumnen eller välja att klicka i valen direkt i inställningarna.

När du skapar en faktura eller tar emot en inkommande faktura kommer dessa att bokföras på olika konton automatiskt. Dessa kontonummer kan du se här. Du kan också ändra dem till något annat. Detsamma gäller de olika verifikationsserier som programmet använder sig av. Du kan ändra dessa direkt här om du vill.

Kom ihåg att spara efter att du ändrat inställningarna.

I PromikBooks dokumentbibliotek finns dokument sparade automatiskt. Det är till exempel SIE-filer, utgående och inkommande fakturor.

Dokumentbiblioteket är gratis i grundversionen upp till 200 Mb om utrymme. Vill du spara fler och större filer så ska du köpa Dokument+ eller Dokument++ som finns i shopen.

I den vänstra delen finns två huvudmappar. En har ditt företagsnamn och den andra har ditt användarnamn.

Om du skapar nya mappar och laddar upp filer till den del som har ditt företagsnamn som huvudnamn kommer dessa filer och mappar att synas för alla användare anslutna till företaget. Om du istället skapar mappar och filer i den del som har ditt eget användarnamn kommer dessa mappar och filer att bara synas just för dig. Du kanske vill skapa ett dokument med kommentarer som du bara vill att du ska kunna se. Då ska du lägga den i den del som har ditt användarnamn, inte den delen som har företagsnamnet som huvudnamn.

Med Acconomys attestmodul kan du skapa ett arbetsflöde i bolaget där dina medarbetare godkänner inkommande fakturor enligt en mall som skapas utifrån grupper.

Acconomys attestfunktion aktiverar du genom att ange alternativet Använd attesteringsgrupper inkommande faktura i systemets inställningar.

När du har gjort detta kommerAcconomy att aktivera fyra ytterligare steg när det gäller en inkommande fakturas process i Acconomy.

• Kontering
• Sakgranskning
• Attest
• Slutattest

För att använda funktionen måste du sätta en grupptillhörighet för varje fakturas kontering när du registrerar en faktura. Kom ihåg att du kan styra vilka användare som har möjlighet att registrera en inkommande faktura genom alternativet Enskild åtkomst som finns i menyn Behörighet i menyn Admin.

För att kunna ange en grupp av användare vid registrering av inkommande fakturor behöver du skapa dina grupper. Du gör detta enklast genom att använda menyn Admin och välja alternativet Användargrupper.

Läs mer om hur du bygger upp ett arbetsflöde i avsnittet gällande att skapa grupper.

Hantera grupper och steg i processen
Under funktionen finns en knapp som heter Ny grupp. När du trycker på knappen visas en box där du ska ange ett gruppnamn. Du namnger din grupp med ett helt valfritt namn.

Om gruppen ska användas för attest av inkommande fakturor ska du ange Attesteringsgrupp som typ av grupp.

När du skapat gruppen kommer en ny bild att visas där du kan lägga in en mer omfattande beskrivning av din grupp du nyss skapat.

På den nedre delen av sidan lägger du in användare i de olika stegen. Du gör detta genom att klicka på Lägg till användare på den högra delen av bilden.

Den användare du klickat på kommer att visas som en rad längst ned i bilden. Du kan därefter dra användaren med musmarkören till den del som användaren ska godkänna i processen.

Det finns fyra olika steg när det gäller Acconomys attestfunktionalitet:

• Kontering
• Sakgranskning
• Attest
• Slutattest

När du först skapar upp en grupp så ligger konteringssteget först i processen över att registrera inkommande fakturor. Detta kan du ändra i PromikBooks inställningar under alternativet Konteringsordning vid attestering.

Konteringsordningen kan anges enligt följande alternativ:

• Först i processen
• Helt fritt
• Sist i processen

Om konteringen ligger först i processen innebär detta att fakturan måste vara färdigkonterad av de personer som ska godkänna konteringen innan den går vidare till sakgranskning.

Om konteringen ligger helt fritt innebär detta att systemet inte tar hänsyn till konteringen när PromikBook bestämmer var i processen den inkommande fakturan ligger. När alla personer till exempel har godkänt steget sakgranskning så går fakturan vidare till attest oavsett om konteringen av fakturan är färdig eller inte.

Kontering sist i processen innebär att kontering måste ske sist för att fakturan ska vara slutligt godkänd.

Om du inte anger nåra användare för ett steg t ex sakgranskning så kommer det steget att bli automatiskt godkänt. Följande är exempel på hur du ska hantera systemet vid olika processer.

Du behöver alltså inte ange personer för varje steg. Om du inte anger några personer hoppar systemet över detta steg automatiskt.

Hantering i inkommande fakturor I menyn Faktura och Inkommande fakturor visas alla inkommande fakturor. Under kolumnen Godkänn visas statusen för fakturorna och om du själv ska vidta några åtgärder för de fakturor där du ingår i gruppen.

Under knappen åtgärder finns en praktisk funktion som heter Se fakturagraf. Genom att klicka på funktionen så ser du var någonstans i processen fakturan för närvarande finns och vilka personer som gjort ett godkännande eller bokfört fakturan.

När alla stegen i attesteringsordningen har godkänts kommer fakturan att stå som bokförd och därmed klar för utbetalning. Om du vill att fakturan ska stå som Ej bokförd efter alla stegen är attesterade ska du ange detta i inställningarna.

Där finns en kryssmarkering som heter "Låt fakturan automatiskt bli bokförd när den blivit slutattesterad". Om du tar bort krysset kommer den att stå som Ej bokförd istället för Bokförd.

Registera anställda

Registrering av anställda gör du under menyn "Anställa". I den första fliken registrerar du den anställdes adress och kontaktuppgifter. Sedan registrerar du skatteuppgifter under fliken "Skatteuppgifter". Normalt sett så anger man här vilken skattetabell som ska användas. För arvodister skall du istället kryssa i "Ej huvudarbetsgivare".

Under fliken "Anställningsuppgifter" måste du också registrera några uppgifter. Först registrerar du den anställdes lön, antingen i form av månadslön för månadsavlönade eller timlön för timanställda och arvodister. Observera att det finns ett fält "Gäller från" som anger när denna lön börjar gälla. För månadsavlönade som inte arbetar heltid anger du också omfattning (sysselsättningsgrad) i procent.

Om du vill att att semester skall beräknas måste du också ange semestertalet under fliken "Anställningsuppgifter". Normalt sett är semestertalet 25 dagar.

Slutligen är det för månadsavlönade nödvändigt att rapportera en händelse av typen "Månadslön" för att månadslön faktiskt ska betalas ut. Genom att inte ange ett slutdatum kommer det att genereras en månadslön automatiskt varje månad. Annars får man skapa en ny händelse varje månad.

Rapportera händelser

För att det ska betalas ut någon lön måste man rapportera händelser under menyn "Rapportering". Först väljer man vilken kategori av händelser man vill se genom att välja någon av radioknapparna "Frånvaro", "Närvaro", etc. Därefter väljer man vilken typ av händelse man vill rapportera i rullgardinen under. Beroende på vilken typ av händelse man valt dyker det upp ytterligare inmatningsfält i rapporteringsbilden. Gemensamt för alla händelsetyper är att man kan ange en fritext och datumintervall. Anger man ingen fritext kommer händelsens standardnamn att används på lönespecifikationen.

För de flesta händelsetyper måste man också ange ett antal. Det kan vara antal dagar, timmar, mil eller liknande. Normalt sett får man också ett förslag på apris som har räknats ut baserat på månads- eller timlön. Är man inte nöjd med det föreslagna apriset kan man alltid ange ett eget apris.

När man angivit uppgifterna i inmatningsfälten trycker man på knappen spara för att registrera händelsen. Under inmatningsfälten visas en tabell med alla händelser för innevarande period (månad). Alla händelser är beräknade så att man kan se vad som ska betalas ut mm.

Lönekörning

När all rapportering för aktuell period är gjord fastställer man perioden genom att trycka på knappen "Fastställ" i lönekörningsbilden. I sidhuvudet finns en länk till aktuell lönekörning/period. Man kan också välja den senaste lönekörningen under menyn "Lönekörningar".

I denna bild finns det en flik för "Skattedeklaration" där man kan se underlagen för skattedeklartionen som ska lämnas in. I fliken "Lönespecar" ser man alla lönespecar som ska skickas till anställda. Det finns en funktion för att eposta lönespecarna till de anställda.

När lönekörningen fastställs bokförs verfikationerna automatisk i huvudboken. Efter fastställande kan man inte heller rapporterna något mer för den aktuella perioden. Det går dock att öppna en stängd period, men då måste man manuellt stryka verifikationerna som skapades vid fastställandet för att undvika dubletter.

PromikBooks kickbacksystem

PromikBooks kickbacksystem är ett mycket intressant system för dig som vill rekommendera PromikBook till dina vänner och kontakter. Genom att använda just din speciella länk och skicka den till dina vänner så registreras dessa kopplade till ditt konto. Vi vill att PromikBook ska öka och därför delar vi med oss av de intäkter som de nya användarna genererar till PromikBook.

Därför kan du tjäna pengar på PromikBook genom att bygga upp din egen grupp av användare.

Din egen personliga länk

Din egen personliga länk hittar du under menyalternativet Mitt konto som finns till höger i PromikBook. Där finns en inbjudningskod och en länk. Inbjudningskoden kan du ändra till något personligt t ex ditt efternamn, företagsnamn eller någonting annat. Om det inte går att skapa din egna kod kan det bero på att den är upptagen av en annan användare. Gör då ett nytt försök med en ny kod.

Länken som du hittar kan du kopiera genom att markera länken med markören och välja ett kortkommando för att kopiera. Det kan vara Ctrl+C om du använder Windows och Cmd+C om du använder en OSX.

Klistra in länken i ett e-postmeddelande och skicka till dina vänner.

Vad händer när användaren klickar på länken?

När användaren klickar på länken startas registreringsprocessen i PromikBook. Den vanliga boxen för att registrera dig som användare visas. I fältet för inbjudningskod finns nu din kod som du använt i menyn under Mitt konto. Detta innebär att den nya användaren blir kopplad direkt till dig och systemet kan räkna kickback.

Lista över dina inbjudna användare

Under alternativet mitt konto kan du se de inbjudna användare som har anslutit sig till PromikBook. I listan ser du de användare som finns som nivå ett det vill säga de som du har anslutit till tjänsten.

Användarträd

Genom att använda listknappen som finns längst upp i listan över användare till höger kan du välja funktionen Visa användarträd. Då kommer PromikBook att visa alla nivåer. Där kan du se vilka av dina inbjudna användare som i sin tur har bjudit in medlemmar till PromikBook. Där kan du följa hela trädet ner till den tionde nivån. Det är det maximala antalet nivåer som ger dig kickback.

Intjänad kickback

Till höger om listan över användare finns en lista med intjänad kickback. Där kan du följa exakt vilka företag som genererar din kickback. I samband med varje månadsskifte kommer en kreditfaktura att skapas automatiskt och skickas till ditt konto. Kreditfakturan ger dig kickback plus moms som direkt tillgodoförs ditt konto i PromikBook. Det tillgodo som du kan se på ditt konto kan du antingen använda för att själv köpa tjänster i PromikBook eller begära en utbetalning till ditt ordinarie bankkonto.

Storlek på kickback

Det maximala beloppet för en kickback i ett led är 25%. Varje nivå behåller 75%. Detta innebär att för den första nivån kommer du att få 75% av 25%, den andra nivån 75% av 6,25% etc. Den kickbackgrundande intäkten baseras på paketförsäljning.

	Du kan ändra redan registrerade och sparade uppgifter
	Ta bort
	Hjälpfilm
	Filtrera i tabeller
	Hjälptext
	Information - t.ex. fakturahistorik / FAQ - Samlade frågor om Acconomy
	Support
	Kontextmenyn - Visar åtgärder eller listor
	Ladda upp fil
	Fäll ner lista med alternativ / Lägg till
	Fäll ihop lista med alternativ
	Kugghjulet - Ändra inställningar
	Visar uppgifter i listor och tabeller / Snabbvy
	Visar inte uppgifter i listor och tabeller
	Uppdatera
	Ångra
	Varning
	Fel!
	Klicka för att visa tårtdiagram i rapporter
	Klicka för att visa diagram i rapporter
	Skicka
	Spara
	Visa