Skapa faktura i PromikBook

Skapa faktura i PromikBook

Genom att följa den här guiden kan du leverera en faktura till en kund på några korta steg.

Eftersom PromikBook använder automatisk bokföring av fakturor krävs det att man väljer både en giltig kund samt giltiga artiklar på fakturan. Med en giltig kund/artikel menas att kunden/artikeln som används på fakturan finns registrerad under register när fakturan ska sparas. Kunder och artiklar kan skapas direkt från fakturaläget!

Steg 1

Först väljer du Faktura i huvudmenyn och sedan trycker du på Skapa ny som står under rubriken Utgående.

Därefter ska vi välja en kund alternativt skapa en ny kund som ska få fakturan.
För att en faktura ska gå att spara/skicka måste en kund vara specificerad.

Välj redan skapad kund:

Om företaget redan har skapade kunder i registret väljs dessa genom i fältet vid Kundnummer eller vid översta fältet Fakturaadress.

Klicka på ikonen för att lista samtliga aktiva kunder. För att starta en sökning bland kunder skrivs text i fältet för kundnummer översta fältet för fakturaadress, se Bild 1.

Lägg till ny kund:

Om företaget inte har några kunder eller om du ska skicka till en ny kund klickar du på ikonen för att få upp listan med kunder. Klicka på Lägg till ny kund för att få fram notisen där det går att skapa en ny kund, se Bild 1.



Bild 1.

Läs vidare!

För mer information om hur du lägger till en kund kan du läsa guiden Lägg till kund.

Tips

Det går att skriva in andra uppgifter för kunden direkt på fakturan (efter att kunden har valts), ex om just denna fakturan ska till en an annan adress kan man skriva in det direkt på fakturan utan att behöva ändra på kunden.

Steg 2 - Välj datum

Nästa steg är att välja fakturadatum och förfallodatum. Som förslag sätts alltid dagens datum som fakturadatum men det går att ändra datum för att datera en faktura bakåt i tiden eller sätta ett datum framåt i tiden för att skicka fakturan senare.

Förfallodatum sätts automatiskt när fakturadatum ändras men kan även sättas manuellt om man så önskar. Som standard används antalet förfallodagar från den valda kunden. Om ingen kund är vald eller om kunden inte har förfallodagar sparat under kundinställningar används antalet förfallodagar från företagsinställningarna.

Skulle det även saknas sparad inställning under företagsinställningar sätts 30 dagar som standard.

Genom att klicka i fältet för ett datum dyker kalendern upp vilket ger möjligheten att bläddra efter ett datum. Skrivs datumet manuellt så ska datumet skrivas enligt YYYY-MM-DD.

Bild 2. Val av fakturadatum samt förfallodatum

Steg 3 - Välj/skapa artikel

Välj artikel:

En artikel som finns skapad kan användas genom att antingen klicka på ikonen för att lista samtliga artiklar eller genom att skriva in artikelnummer eller artikelnamn i fälten Artikelnummer eller Benämning.

Skapa artikel:

En artikel som ska faktureras kan skapas direkt från fakturaläget. Klicka på ikonen för att visa befintliga artiklar. Klicka på alternativet Lägg till artikel, se Bild 3. Fyll i samtliga uppgifter för att spara artikeln i registret.


Bild 3. Tryck på Lägg till artikel för att lägga till en ny.

Tips

Det går att skriva in valfria uppgifter på artikeln efter att den är vald. Ändra exempel benämningen eller skriv in en kommentar i beskrivningsfältet. Ändra kvantitet eller enhetspriset fritt. Genom att klicka på inställningsikonen på raden för en artikel kan man ändra bokföringskonto, dimensioner för artikelraden, periodisering för artikelraden eller en artikelrubrik som visas ovanför artikelraden.

Det går att lägga till flera artikelrader genom att klicka på den gröna plusknappen längst till höger vid en artikelrad, se Bild 4.

  • Klickar man på den översta plusknappen infogas en ny artikelrad längst upp på fakturan.
  • Klickar på man plusknappen som är på artikelraden rad infogas en ny artikelrad under nuvarande raden.
  • Klickar man på plusknappen som är under längst ner infogas en ny artikelrad längst ner på fakturan.

Genom att klicka på den röda minusknappen tar man bort en artikelrad man inte längre vill använda på fakturan.


Bild 4. Tryck på de markerade plustecknet för att lägga till fler artiklar i din faktura.

Läs vidare!

För mer information om hur du skapar en artikel kan du läsa guiden Lägg till artikel.

Steg 4 - Olika inställningar för din faktura

Det finns även flera olika inställningar du kan använda dig utav för att ändra din faktura.
Om du trycker på pilen som är markerad på bilden vid rubriken Fakturainställningar och andra tillval så kommer du få fram alla inställningar, se Bild 5.


Bild 5.

  • Teckenstorlek = Här väljer du vilken teckenstorlek du vill ha. Om du redan har ställt in det i dina inställningar så kan du ha kvar Enligt inställningar annars så kan du ändra till liten, mellan, stor eller störst genom att trycka på nedåt pilen som är markerad på bilden, se Bild 6.
  • Visa priser inkl moms = Om vill visa summan på fakturan inklusive moms istället för exklusive moms bockar du för rutan som är markerad på bilden, se Bild 6.
  • Välj fakturamall = Vill du arbeta med fakturamallar så kan du välja en redan skapad fakturamall här alternativt skapa en ny genom att trycka på åtgärdsikonen som är markerad på pilen och välja Lägg till ny, se Bild 6.
  • Fakturatyp = Om du ska skicka en faktura utanför Sverige, med omvänd skatteskyldighet, rotarbete eller rutarbete så ändrar du det här genom att trycka på nedåtpilen som är markerad på bilden, se Bild 6.

Bild 6.

Läs vidare!

För mer information om hur du använder dimensioner kan du läsa guiden Använda dimensioner i PromikBook.

Steg 5 - Ändra språk på fakturan

Om du vill ändra språket på fakturan till engelska, tyska, nederländska eller norska så kan du trycka på språket som står längst ner på hemsidan för att ändra det, i exemplet på bilden står det Svenska, se Bild 7.


Bild 7.

Steg 6 - Välj leveranssätt

Nu är fakturan klar att levereras till kund och det är dags att välja hur fakturan ska skickas. Även om fakturan endast ska sparas i utkorgen för att skickas vid ett senare tillfälle måste ett leveranssätt vara valt och var giltigt för att användas (till exempel måste en e-postadress anges vid leverans via epost).

Val av leveranssätt sker längst ner på sidan, se Bild 8.


Bild 8. Välj leveranssätt.

Möjliga leveranssätt och dess betydelse:

  • Epost
    När epost är valt skickas ett epostmeddelande till kunden innehållande en länk till fakturan online. Under inställningar finns alternativet att alltid bifoga fakturan som en PDF vid leveranssätt epostmeddelande.
  • PromikBook
    Om mottagaren också använder PromikBook kan man använda alternativet att skicka fakturan genom PromikBook. Mottagaren meddelas via Epost att en ny fakturan finns i PromikBook.
  • Posten
    Vid val av Posten som leveranssätt skickas fakturan elektroniskt till PostNord för leverans. PostNord skriver ut fakturan på papper vid närmaste utlämningscentral för kuvertering och leverans.
  • Utskrift
    Vid valet utskrift skapas en PDF som kan skrivas ut på en skrivare eller skickas i ett epostmeddelande.
  • Sälj faktura
    Om man trycker på Sälj faktura så får man möjlighet att sälja sin faktura till Euro Finans AB eller Prioritet Finans AB. När du har valt vilken aktör du vill sälja faktura till så kommer du bli kontaktad för att få mer information om avtal och priser innan de eventuellt köper fakturan.

Det går alltid att i efterhand spara ner PDF-filen för en faktura från listan över utgående fakturor.

Läs vidare!

För mer information om hur du skapar och skickar e-fakturor genom PromikBook kan du läsa guiden Skicka e-faktura i PromikBook.

Steg 7 - Spara/Skicka fakturan

Nu är det endast sista valet som återstår, att skicka fakturan. Längst ner till höger finns valen för att spara eller skicka fakturan, se Bild 9.

  • Alternativet Visa sparar fakturan och förhandsgranskar hur fakturan kommer bli när den är klar.
  • Alternativet Spara i utkorg sparar fakturan i utkorgen med möjligheten att skicka den vid ett senare tillfälle. Om fakturan inte är skickad kan den ändras genom alternativet Fortsätt skapa faktura i listan över utgående fakturor.
  • Alternativet Spara och skicka sparar fakturan i utkorgen och skickar därefter fakturan enligt valt leveranssätt.

Bild 9. Vad du vill göra med fakturan.
Loader