Skicka e-faktura i PromikBook

Skicka e-faktura i PromikBook

Steg 1 - Aktivera tjänsten

Innan det går att skicka E-faktura i PromikBook måste man aktivera tjänsten. I samband med registreringen ska villkoren för att använda e-fakturor godkännas.

Gå till skapa faktura för att aktivera tjänsten. Klicka på ikonen för leveranssätt "E-Faktura", se Bild 1.
Kontrollera att ert företagsnamn och organisationsnummer är korrekt. Fyll i kontaktperson och en e-postadress dit eventuella meddelanden gällande tjänsten skickas. Ange ett av era betalningsalternativ, se Bild 2.

E-Faktura
Bild 1. Klicka på E-Faktura
Aktivera tjänsten efaktura
Bild 2. Fyll i era uppgifter

Steg 2 - Välj mottagare

För att skicka en e-faktura i PromikBook måste mottagaren vara sparad i ditt kundregister. Skapa kunden och var mycket noga med att ange kundens person/organisationsnummer korrekt. Om person/organisationsnumret saknas eller är felaktigt kommer det inte gå att skicka e-faktura till kunden. Om kunden redan är skapad kan man ändra kundens person/organisationsnummer om det saknas eller är felaktigt.

I läget för skapa faktura väljs mottagaren i listan över mottagare. Kontrollera att mottagarens person/organisationsnummer är inskrivet på fakturan. I mitt exempel har jag valt att fakturera Göteborgs kommun med organisationsnummer 212000-1355, se Bild 3.

Organisationsnummer till kund
Bild 3. Mottagarens person/organisationsnummer

Steg 3 - Skicka E-faktura

Efter att du valt kund som mottagare samt fyllt i artiklar och övrig information på fakturan är det dags att skicka den. Välj leveranssätt E-Faktura bland leveranssätt, se Bild 4.

Välj leveranssätt e-faktura
Bild 4. Välj leveranssätt E-Faktura

Steg 4 - Flera mottagare

Vid fakturering mot organisationsnummer kan det finnas fler än en leveransadress. Jämför med att skicka ett vanligt brev på posten. I mitt exempel där jag vill fakturera Göteborgs kommun finns det flera olika delar inom Göteborgs kommun och jag måste veta vem som ska ta emot fakturan.

För att lösa detta har varje mottagare ett GLN, Global Location Number, som säger var/vem ska ska vara mottagare inom en organisation. När en faktura skickas görs ett uppslag mot registret över mottagare av E-faktura.
Om det endast finns ett GLN registrerat väljer vi automatiskt mottagaren och skickar fakturan.
Om det finns flera GLN registrerade presenteras samtliga möjliga delar hos mottagaren för att man ska kunna göra valet vem som ska ta emot fakturan. I mitt exempel vill jag fakturera N608 Förskoleförvaltningen med GLN 7381035083439, se Bild 5.

Klicka på raden för mottagaren med rätt GLN så skickas fakturan.

GLN

GLN (Global Location Number, GS1-lokaliseringsnummer) används för att på ett entydigt sätt identifiera ett företag eller en organisation. GLN kan även användas för att numrera leveransplatser, fakturaadresser, arbetsställen, filialer samt funktioner eller roller, som till exempel godsmottagare och auktoriserad beställare.

Välj rätt mottagare
Bild 5. Välj bland flera mottagare

Steg 5 - Beställarreferens

Ofta när man fakturerar en mottagare vill mottagaren att man anger ett speciellt referensnummer för att peka fakturan till rätt person utöver GLN. Om kunden önskar detta och säger att ni ska skriva in det som "Referens" eller "Beställarreferens fält 1" så ska ni skriva in detta under fältet "Ert ordernummer" på PromikBook-fakturan, se Bild 6.

Det gör att fältet hamnar på rätt plats på E-fakturan så att mottagaren kan kontrollera att referensen är korrekt. Om fakturan skickas utan korrekt beställarreferens kommer fakturan att avvisas av mottagaren.

Välj rätt mottagare
Bild 6. Beställarreferens fält 1 under "Ert ordernummer"

Följa e-fakturan

Status på skickad e-faktura

När en e-faktura har skickats hamnar den i listan över utgående fakturor precis som alla andra fakturor. Välj att visa fakturahistoriken för att följa statusen på fakturan, se Bild 7.

En e-faktura kan få olika status beroende på vad som händer hos mottagaren. Följande status kan rapporteras.

  • Importerad - Fakturan har lästs in av fakturanoden (Crediflow AB) samt passerat all teknisk validering
  • Distribuerad/Exporterad - Fakturan har skickats till fakturanoden tillhörande mottagaren för leverans
  • Avvisad - Fakturan har avvisats av mottagarens fakturanod pga teknisk validering eller fakturan har avvisats av mottagaren. Anledningen kan vara att fältet Beställarreferens är felaktigt eller att ni som avsändare inte finns upplagd hos mottagaren.
  • Kvitterad - Mottagaren har tagit emot fakturan utan anmärkning

När en e-faktura får en ny händelse meddelas detta även till er per epost.

Välj rätt mottagare
Bild 7. Följ status för en e-faktura

Om en faktura blir avvisad

Det händer att en faktura blir avvisad av mottagaren. Vanligaste orsakerna är att ni som avsändare måste kontakta mottagaren för att bli en godkänd leverantör av e-faktura hos deras e-fakturanod, eller att ex fältet beställarreferens är felaktigt, se Steg 5.

Om en faktura blir avvisad måste ni skicka en ny korrekt faktura. Det gör ni genom att kreditera den avvisade fakturan och skapa en ny korrekt faktura.

Kontakta mottagaren

Vid avvisad faktura är det alltid bäst att kontakta mottagaren. Mottagaren kan hänvisa er till uppläggning som leverantör hos fakturanod, eller förse er med rätt beställarreferens.
VAN-Operatör = Crediflow AB (559012-6131)

Kreditera och ny

Gå till listan över utgående fakturor och klicka på åtgärdsikonen för att välja "Kreditera, boka och ny", se Bild 8. Fakturan krediteras och bokas bort automatiskt och du skickas därefter till läget för att skapa en ny faktura baserad på den tidigare fakturan.

Skicka ny

Fyll i fakturan så att uppgifterna blir rätt. Kontrollera gärna en extra gång att alla uppgifter är korrekt ifyllda samt på rätt plats innan fakturan ska skickas.

Välj rätt mottagare
Bild 8. Kreditera, boka och ny

Tips!

Saknar du Guldpaket kan du uppgradera i PromikBook Shop eller läsa guiden hur du krediterar en faktura manuellt.Gå till guide

Mer information

Från avsändare till mottagare

När ni väljer att skicka en E-Faktura via PromikBook så påbörjas ett flöde som beskrivs i Bild 9.

Välj rätt mottagare
Bild 9. Fakturans resa

CrediFlow AB

PromikBook har ett samarbetsavtal med Crediflow AB, 559012-6131, som står för distributionen av själva e-fakturan.

CrediFlow sköter hanteringen av E-fakturor. Informationen som ni anger på fakturan i PromikBook används för att skapa en E-Faktura i Peppol BIS 3.0 format. E-Fakturan skickas sedan till CrediFlow som validerar att uppgifterna i e-fakturan stämmer. När valideringen har utförts utan anmärkningar så skickas e-fakturan vidare till den önskade mottagaren.

E-faktura och Peppol BIS 3.0

PromikBook använder sig utan det senaste formatet för e-fakturor. Formatet kallas PEPPOL BIS Billing 3.0 och är en EU-standard.

Loader