Hantera bankfiler i Acconomy

I vårt silverpaket kan ni använda bankkoppling via fil, dvs. ni skickar iväg en fil till banken som innehåller all information, OCR och bg-nummer för en hel lista med fakturor.

Ni gör detta genom att först gå till fliken Faktura sedan väljer ni Visa inkommande fakturor. Här trycker ni på åtgärdsikonen som är markerad på bilden, se Bild 1.
Därefter trycker ni på Betalningsfil till Bankgirocentralen, BGC, se Bild 2.

Bild 1.

Bild 2.

Nu kommer ni få upp en notis där ni kan se vilka fakturor som kan skickas till banken.
Här kan ni även bocka ur fakturor ni inte önskar ha med i bankfilen, vilket betalningsdatum ni vill ha, vilket bankgiro pengarna ska dras ifrån samt vilket filnamn ni önskar. Observera att inställningarna ni ändrar högst upp ändras för alla fakturor, däremot om ni bara ändrar för en specifik faktura så ändras det bara på den fakturan, se Bild 3.

Denna fil laddas sedan upp och bearbetas av banken och skickas iväg för betalning på respektive förfallodatum. Ni kan sedan hämta en Återrapporteringsfil från banken varje dag/vecka där man bockar i de matchningar som finns mellan de betalningar som gått iväg med betalfilen och de leverantörsfakturor som finns registrerade i Acconomy och en automatisk bokning av dessa kan ske.

Bild 3.

Ni kan också hämta inkommande betalfiler från er bank och läsa in för att matcha era kundfakturor i Acconomy. Detta gör ni genom att gå till fliken Faktura sedan väljer ni alternativet Läs in betalfil. Då kommer ni få upp en notis där ni väljer vilken typ av fil ni ska ladda upp till Acconomy, se Bild 4. Om det är en återrapporteringsfil ni ska läsa in så kommer ni även behöva välja vilket konto det ska bokföras på direkt.

Bild 4. Läs in betalfil.

När ni har valt filtyp och läst in filen så kommer Acconomy att ge förslag på de matchningar som finns mot ej betalda kundfakturor om ni har valt att läsa in en swishrapport eller en bankgiroinbetalning, se Bild 5.

Bild 5.

Om ingen matchning hittades, kan ni klicka på åtgärdsikonen som finns vid fakturan, se Bild 6.
Här kan ni välja bland tre olika alternativ, se Bild 7.

• Lista obetalda fakturor = Här kan ni välja att lista alla obetalda fakturor, om bankfilen inte hittade någon matchning med fakturorna t.ex. om kunden skrev fel OCR-nummer så kan ni leta fram fakturan själv istället här.
• Lista betalda fakturor (om felbetalning) = Ni kan också lista betalda fakturor om en kund t.ex. har betalat dubbelt så hittar inte systemet den fakturan som en matchning utan då listar ni dem genom att trycka här.
• Boka som felaktig inbetalning = Hittar ni ingen faktura som kan kopplas till den här betalningen kan ni istället boka den som en felaktig inbetalning till t.ex. konto 2427.

Bild 6.

Bild 7.

Om ni har fått betalt för en påminnelseavgift bokar ni den genom att trycka på åtgärdsikonen som finns vid fakturan, se Bild 8.
Därefter väljer ni alternativet Boka som påminnelseavgift, se Bild 9.

Nu kommer fakturan bli bokförd enligt följande, se Bild 10.

Det finns även fler alternativ i åtgärdslistan på bild 9, om ni tex. glömt vilken faktura det gäller kan man välja att trycka på Se faktura för att få fram den. Ni kan också ta bort kopplingen om det inte är rätt faktura den har matchat med genom att trycka på Ta bort koppling.

Bild 8.

Bild 9.

Bild 10.

Det sista steget är att välja vilket företagskonto betalningarna ska bokföras mot, i exemplet på bilden har vi valt konto 1930 men man kan byta konto genom att trycka på åtgärdsikonen, se Bild 11.

När alla fakturor är matchade kan ni välja att bokföra alla inbetalningar på en eller samma verifikation genom att trycka på åtgärdsikonen som är markerad längst till höger, se Bild 11. Bokför ni med en verifikation hamnar alla betalningar på samma, detta är enklast att göra när ni läser in en bankgiroinbetalningar. Om ni läser in en swishrapport är det enklare att bokföra alla betalningar med enskilda verifikationer, se Bild 12.

Bild 11.

Bild 12.