Hantera bankfiler i PromikBook

Hantera bankfiler i PromikBook

Notera!

Man behöver minst silverpaketet för att kunna hantera bankfiler i PromikBook!

Notera!

Bankfilerna som beskrivs i denna guide gäller för Bankgirocentralen, BGC, och funktionen för bankfiler in och ut måste aktiveras som tjänst genom din bank.

Steg 1 - Skicka betalfil/hämta återrapporteringsfil

Man kan i vårt Silverpaket använda bankkoppling via fil, d.v.s. du skickar iväg en fil till banken som innehåller all information, OCR och bg-nummer för en hel lista med fakturor. Du gör detta genom att gå till Fakturor ->Visa inkommande fakturor. Sedan väljer du åtgärdsikonen som är markerad och trycker på Betalningsfil till Bankgirocentralen, BGC, se Bild 1.


Bild 1. Skicka betalfil till BGC.

Steg 2 - Få lista på obetalda leverantörsfakturor

Nu kommer du få upp en notis där du kan se vilka fakturor som kan skickas till banken.
Här kan du även bocka ur fakturor du inte önskar ha med i bankfilen, vilket betalningsdatum du vill ha, vilket bankgiro pengarna ska dras ifrån samt vilket filnamn du önskar. Observera att inställningarna du ändrar högst upp så ändras det för alla fakturor däremot om du bara ändrar för en specifik faktura så ändras det bara på den fakturan, se Bild 2.

Denna fil laddas sedan upp och bearbetas av banken och skickas iväg för betalning på respektive förfallodatum. Man kan sedan hämta en Återrapporteringsfil från banken varje dag/vecka där man bockar i de matchningar som finns mellan de betalningar som gått iväg med betalfilen och de leverantörsfakturor som finns registrerade i PromikBook och en automatisk bokning av dessa kan ske.


Bild 2.

Steg 3 - Hämta betalfil för kundfakturor

Man kan också hämta inkommande betalfiler från sin bank och läsa in för att matcha sina kundfakturor i PromikBook. Detta gör man genom att gå till Faktura -> Visa utgående. Sedan klickar du på åtgärdsikonen på översta raden i vyn och väljer Läs in betalfil, se Bild 3.


Bild 3. Läs in betalfil.

Steg 4 - Bläddra efter filen

När man har hittat filen så väljer man att läsa in den så kommer PromikBook att ge förslag på de matchningar som finns mot ej betalda kundfakturor.


Bild 4. Här väljer du vilken typ av betalfil du ska ladda upp och sedan bläddrar du efter den filen du har fått från banken.

Bild 5. Så här ser det ut när betalfilen har laddats upp.

Steg 5 - Olika alternativ man kan göra

De OCR/referensnummer som inte kan matchas kan man själv matcha genom att klicka Välj faktura, se Bild 6.

Om ingen matchning hittades, kan man trycka på åtgärdsikonen som finns vid fakturan och välja bland flera alternativ. Dessa alternativ är markerade med olika siffror som det finns en förklaring till varje siffra nedan, se Bild 6:

1) Här kan man välja att lista alla obetalda fakturor, om bankfilen inte hittade någon matchning med fakturorna t.ex. om kunden skrev fel OCR-nummer kan man leta fram fakturan själv istället här.

2) Man kan också lista betalda fakturor om en kund t.ex. har betalat dubbelt så hittar inte systemet den fakturan som en matchning utan då listar man dem genom att trycka här.

3) Hittar man ingen faktura som kan kopplas till den här betalningen kan man istället boka den som en felaktig inbetalning till t.ex. konto 2427.

4) Om en kund har swishat in till fel OCR-nummer kan trycka här för att skicka ett sms om det.


Bild 6.

Steg 6 - Boka påminnelseavgift

Om du har fått betalt för en påminnelseavgift bokar du den genom att trycka på åtgärdsikonen som finns vid fakturan och väljer Boka som påminnelseavgift, se Bild 7.

Det finns även fler alternativ i åtgärdslistan, om du t.ex. glömt vilken faktura det gäller kan man välja att trycka på Se faktura för att få fram den. Man kan också ta bort kopplingen om det inte är rätt faktura den har matchat med genom att trycka på Ta bort koppling, se Bild 7.


Bild 7. Boka påminnelseavgiften.

Steg 8. Så här ser du ut när du har valt alternativet Boka som påminnelseavgift.

Steg 6 - Välj konto och bokför

Nästa steg är att välja mot vilket konto som betalningarna kommit in på t.ex. 1930. Detta gör du genom att trycka på åtgärdsikonen som är markerad, se Bild 10.

Om det finns påminnelseavgifter eller överbetalningar kan dessa väljas att bokas direkt mot önskat konto. När alla fakturor är matchade kan man välja att bokföra alla inbetalningar på en eller samma verifikation. Bokför du med en verifikation hamnar alla betalningar på samma, detta är enklast att göra när man läser in en bankgiroinbetalningar. Men om man läser in en swishrapport är det enklare att bokföra alla betalningar med enskilda verifikationer.


Bild 9. Exempel på konton man kan boka till.

Steg 10. Välj om du vill bokföra alla matchade betalningar med en verifikation eller enskilda verifikationer.
Loader