Integritetspolicy

Hantering av personuppgifter

Vems personuppgifter behandlar vi?

De personuppgifter som vi behandlar avser främst kontaktuppgifter för fysiska personer i samband med att vi tillhandahåller kunder våra bokförings- och redovisningstjänster samt därtill hörande systemlösningar. Utöver kunder behandlar vi även personuppgifter för kontaktpersoner knutna till våra samarbetspartners och leverantörer. Detsamma gäller även om du till exempel är arbetssökande och insänder spontanansökan till oss.

PromikBook som personuppgiftsansvarig

PromikBook är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som vi behandlar för dig i samband med att vi tillhandahåller våra olika tjänster och systemlösningar till dig.

PromikBook som personuppgiftsbiträde

När du som kund själv hanterar din information i PromikBook’s systemlösningar så är du personuppgifts-ansvarig och PromikBook personuppgiftsbiträde med ansvar för att tillhandahålla systemet och de tekniska samt organisatoriska säkerhetsåtgärderna omkring nyttjandet av PromikBook’s olika tjänstepaket.

Vi är även personuppgiftsansvarig i de fall vi förmedlar eller marknadsför tjänster för annan parts räkning. I sådant fall är det den som tillhandahåller tjänsten som vi förmedlar som också är personuppgiftsansvarig.

Var hämtar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter insamlas i samband med att du ingår avtal med oss och registrerar dig för att nyttja våra tjänster.

Vi samlar även in dina personuppgifter när du fyller i en intresseanmälan, nyhetsbrev eller kommunicerar med oss på annat sätt, exempelvis via e-post eller telefon samt i förekommande fall via sociala medier.

För att säkerställa att dina personuppgifter är korrekta eller din identitet så kan det förekomma att vi även samlar in personuppgifter från tredje part vilka i så fall kommer från offentliga register.

Vilka personuppgifter sparar vi?

De personuppgifter som vi sparar om dig är följande.

  • Företagsnamn, då detta kan vara lika med ditt namn
  • Personnummer, i förekommande fall vid enskild firma
  • För- och efternamn
  • E-post adress
  • Telnr/mobil
  • Eventuella supportärenden och frågor till oss

Insamling av dina personuppgifter sker endast mot bakgrund av det berättigade ändamålet för de personuppgiftsbehandlingar som vi behandlar och i den omfattning som krävs för ändamålet.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter med följande syften och ändamål för att kunna leverera våra tjänster till dig och bedriva vår verksamhet när:

  • du blir kontaktad av våra säljare
  • vi tar del av inkommande e-post med personuppgifter för att fastställa dess syfte och ändamål
  • du anmäler dig till våra nyhetsbrev
  • du ingår avtal och blir kund hos oss
  • du laddar ner vår app
  • du kontaktar oss avseende frågor, supportärenden eller dylikt
  • du begär registerutdrag, rättelse/komplettering, begränsning av behandling eller radering
  • du är en leverantör till oss som vi anlitat
  • du ingår ett partneravtal med oss och vi exempelvis förmedlar dina tjänster
  • du söker jobb hos oss

Med vilka lagliga grunder behandlar vi dina personuppgifter?

För att få behandla dina personuppgifter så måste vi ha en så kallad laglig grund att stödja oss emot. Utan en laglig grund får vi inte behandla personuppgifter.

De lagliga grunder stöder vi oss på är följande:

  • När vi genomför marknads- och säljaktiviteter och kontaktar dig så lutar vi oss mot den lagliga grunden intresseavvägning. I vissa fall kan ett inhämtat samtycke från dig vara den lagliga grunden
  • I samband med att vi ingår avtal med dig och levererar något av våra olika tjänstepaket samt fakturerar dig för våra tjänster så lutar vi oss mot den lagliga grunden avtal.
  • Om du söker jobb hos oss så är det lagliga grunden samtycke för att få spara dina personuppgifter.
  • När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev så är den lagliga grunden samtycke.
  • När vi sparar ekonomisk information, exempelvis faktura- och betalningsinformation så stöder vi oss på rättslig förpliktelse då sådan information måste sparas enligt bokföringslagen.

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter utan en laglig grund!

Överföring och utlämning av personuppgifter

I vissa fall kan PromikBook, i den omfattning som det krävs för syften som nämns i PromikBooks avtal, komma att lämna ut personuppgifter till andra bolag inom PromikBook-koncernen eller PromikBooks övriga samarbetspartners och underleverantörer (s.k. biträden).

Dessa partners och underleverantörer får enbart behandla dina personuppgifter enlighet med av oss angivna ändamål och instruktioner och uppgifterna får därmed inte användas för andra syften än det ursprungliga angivna ändamålet. De är även skyldiga enligt avtal att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter på ett säkert sätt i enlighet med dataskyddsförordningen.

PromikBook kan komma att anmodas att lämna ut uppgifter till andra mottagare än vad som angivits ovan för att följa föreskrifter och svensk lagstiftning alternativt EU-rätt för att tillmötesgå begäran från domstol eller myndighet.

I övrigt förekommer ingen överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES.

Hur skyddas dina lagrade personuppgifter?

All information i form av personuppgifter lagras i våra systemlösningar.

För att skydda sekretessen, integriteten och åtkomsten till personuppgifterna i dessa system finns tekniska IT lösningar som begränsar åtkomsten och skyddar informationen mot olovlig eller obehörig behandling i enlighet med dataskyddsförordningen. Endast de medarbetare hos oss som faktiskt behöver behandlar dina personuppgifter har tillgång till dessa.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är absolut nödvändigt för respektive ändamål och personuppgiftsbehandling.

Dina personuppgifter i samband med marknads- och säljaktiviteter sparar vi upp till max 18 månader om inget avtal ingås under denna period.

I samband med att vi ingår avtal med dig och levererar något av våra olika tjänstepaket så lutar vi oss mot den lagliga grunden avtal och sparar dina personuppgifter så länge ett avtal föreligger.

När du avslutar ett avtal och upphör att använda våra tjänster så sparar vi de personuppgifter som avser ekonomisk information, exempelvis faktura- och betalningsinformation i 7 år eftersom bokföringslagen kräver detta av oss.

Om du söker jobb hos oss så väljer vi efter avslutad kontakt att inte spara dina personuppgifter om du inte uttryckligen har velat att vi skulle göra så och i sådant fall gäller samtycke som kan återkallas av dig närsomhelst.

När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev så är den lagliga grunden samtycke och i dessa fall sparar vi dina kontaktuppgifter så länge som du prenumererar på vår nyhetsbrev och inte återkallar samtycket.

Kontaktuppgifter i samband med supportärenden sparas i 18 månader efter avslutat ärende.

Dina rättigheter

Dataskyddsförordningen ger dig flera rättigheter i samband med att vi behandlar dina personuppgifter. Här beskriver vi hur du kan utöva dina rättigheter.

Registerutdrag

Du har rätt att utan kostnad ta del av de personuppgifter som vi sparar om dig i ett så kallat registerutdrag. För att vi ska kunna skicka ut ett registerutdrag till dig vill vi att du skickar en begäran om registerutdrag till gdpr@promikbook.com med ditt fullständiga namn, personnummer och ärende. Vi kommer därefter att skicka en blankett till din folkbokföringsadress som du ska fylla i och skriva under samt posta till oss följande adress:

PromikBook AB
Gullbergs Strandgatan 36D
411 04 Göteborg

När vi mottagit den ifyllda blanketten kommer vi efter vissa kontroller för att säkerställa din identitet, att ta fram ett registerutdrag och sända detta till din folkbokföringsadress. Anledningen till denna rutin är att vi måste säkerställa att de efterfrågade personuppgifterna verkligen skickas till rätt mottagare.

Rättelse eller komplettering

Om dina personuppgifter skulle vara felaktiga eller ofullständiga så kan du begära att vi ska rätta eller komplettera dina personuppgifter. För att vi ska kunna genomföra en rättelse eller komplettering av dina personuppgifter vill vi att du skickar en begäran om rättelse/komplettering till gdpr@promikbook.com med ditt fullständiga namn, personnummer och ärende. Vi kommer därefter att skicka en blankett till din folkbokföringsadress som du ska fylla i och skriva under samt posta till oss följande adress:

PromikBook AB
Gullbergs Strandgatan 36D
411 04 Göteborg

När vi mottagit den ifyllda blanketten kommer vi efter vissa kontroller för att säkerställa din identitet, att rätta eller komplettera dina personuppgifter.

Du har i vissa situationer rätt att begära att vi tillfälligt begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Detta kan ske exempelvis om du har begärt rättelse av dina personuppgifter och det tar tid för oss att tillmötesgå din begäran. I ett sådant fall kan behandlingen av personuppgifterna begränsas under tiden vi hanterar ärendet.

Även i detta fall vill vi att du skickar en begäran om begränsning av behandlingen till gdpr@promikbook.com med ditt fullständiga namn, personnummer och ärende. Vi kommer därefter att skicka en blankett till din folkbokföringsadress som du ska fylla i och skriva under samt posta till oss följande adress:

PromikBook AB
Gullbergs Strandgatan 36D
411 04 Göteborg

När vi mottagit den ifyllda blanketten kommer vi efter vissa kontroller för att säkerställa din identitet, att begränsa behandlingen.

Radering

Dataskyddsförordningen ger dig rätt att under vissa omständigheter begära att dina uppgifter ska raderas.

För att vi ska kunna ta ställning till om vi kan radera dina personuppgifter vill vi att du skickar en begäran om radering till gdpr@promikbook.com med ditt fullständiga namn och personnummer. Vi kommer därefter att skicka en blankett till din folkbokföringsadress som du ska fylla i och skriva under samt posta till oss följande adress:

PromikBook AB
Gullbergs Strandgatan 36D
411 04 Göteborg

När vi mottagit den ifyllda blanketten kommer vi efter vissa kontroller för att säkerställa din identitet, att radera dina personuppgifter om detta är möjligt.

Observera att det kan finnas omständigheter – avtalsmässiga och/eller rättsliga – som hindrar oss från att omedelbart radera delar av dina personuppgifter. Om du begär att bli raderad kommer vi att ta bort alla uppgifter om dig som vi kan ta bort. De personuppgifter som vi är skyldiga att spara enligt svensk lag, EU rätt eller på grund av andra förpliktelser kommer vi spärra så att de endast kan användas för dessa syften.

Kontaktuppgifter

Om du önskar kontakta PromikBook i egenskap av personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för att exempelvis utöva dina rättigheter så kan du göra detta genom följande kontaktuppgifter.

PromikBook AB
Org.nr 556217–5157 Gullbergs Strandgatan 36D
411 04 Göteborg
gdpr@promikbook.com

Observera att om du kontaktar oss så kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna besvara eventuella frågor.

Loader