logo

Skapa konto

Förnamn
Efternamn
E-postadress
Telefon
Lösenord
Bekräfta lösenord
Inbjudningskod
Jag godkänner avtalet
Läs avtalet »
OBS! Du måste godkänna avtalet!
När du registrerat dig har du tillgång till basfunktionerna i PromikBook. Det är helt gratis och kommer alltid att vara det!

Behöver du hjälp med registreringen kan du titta på instruktionsfilmen.

Integritetspolicy

På PromikBook arbetar vi med säkerhet och integritet så att du som användare av PromikBooks tjänster kan känna trygghet i vetskapen att dina uppgifter är skyddade på bästa tänkbara sätt.

Med vår integritetspolicy vill vi klargöra hur vi skyddar dina personuppgifter samt vilka skyldigheter respektive rättigheter som gäller för både oss och er.

"PromikBook har sedan starten 2010 haft säkerhet för användare i åtanke. En fördel med molntjänster är att man får mycket av den senaste säkerheten automatiskt. Vi använder alltid senaste tekniken vad gäller kryptering och säkerhet."

Hans Orre - VD PromikBook AB

Definitioner

De begrepp som beskrivs nedan gäller hädanefter i dokumentet.

PromikBookAvser företaget PromikBook AB och/eller koncernen PromikBook (ibland innefattar det även Tjänsten).
TjänstenAvser tjänsten www.promikbook.com och tillhörande delar.
FöretagAvser ett registrerat företag på PromikBook.
AnvändareAvser en registrerad användare, enskild person, på PromikBook.
KundEn kund är en inlagd kund på ett Företag i PromikBook. Kunden tillhör Företaget.
LeverantörEn leverantör är en inlagd leverantör på ett Företag i PromikBook. Leverantören tillför Företaget.

Datalagring

Hur lagras informationen?

Data som lagras i PromikBook ägs i sin helhet av Företaget. PromikBook har rätt att använda data för att sammanställa statistik samt för att förbättra och utveckla tjänsten.
All data lagras i Windows Azure som uppfyller datainspektionens krav på säkerhet och integritet.

Vad lagrar vi?

Vi lagrar information om Användare och Företag för att Tjänsten ska fungera tillförlitligt.

Användare

Information om användare är den information som användaren uppger vid registrering av konto på PromikBook. Det innefattar användarens namn, epost och telefonnummer. Informationen används för att unikt identifiera en person samt kunna säkerställa att rätt person utför rätt åtgärder samt åtkomstkontroll i tjänsten. Dessutom används epost och telefonnummer för kommunikation/information med användaren.

Företag

Varje företag sparas med organisationsnummer, namn och adress. Användare har dessutom möjlighet att uppge mer information om företaget så som epost, telefon, kontaktpersoner, bankuppgifter och liknande.

Informationen används för att Tjänsten ska bli komplett vid bokföring, fakturering och andra delar av tjänsten som kräver viss information.

Företagets åtagande

Företaget är ansvarig för att dataskyddsförordningen och andra svenska lagar och förordningar följs.

Företaget är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i relation till Företagets nyttjande av Tjänsten.

PromikBooks åtagande

PromikBook behandlar alltid personuppgifter i enlighet med aktuell personuppgiftslagstiftning och i förekommande fall annan lagstiftning. Personuppgifterna kan, i den omfattning det krävs för syften som nämns i PromikBooks avtal, komma att lämnas ut till andra bolag i PromikBook-koncernen, PromikBooks övriga samarbetspartners samt underleverantörer.

PromikBook förbehåller sig även rätten att lämna ut uppgifter om Företaget/Användaren och dess användning av programvara och tjänster i den mån det anses nödvändigt i samband med rättsliga åtgärder och/eller för att tillgodose begäran från myndigheter.

Personuppgiftsansvaret utövas av PromikBook som även har utsett ett personuppgiftsombud för att säkerställa att personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning och god sed. Personuppgifterna sparas inte under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen för behandlingen.

I de fall PromikBook behandlar personuppgifter för vilka Företaget är personuppgiftsansvarig, exempelvis Företagets anställda och kunder, fungerar PromikBook som personuppgiftsbiträde åt Företaget.

Informationsutdrag

Företag som nyttjar Tjänsten har rätt att gratis, en gång per kalenderår, efter skriftlig egenhändigt undertecknad ansökan, erhålla besked om vilka personuppgifter om er som behandlas och varifrån uppgifterna hämtats, samt, om ni önskar, en digital kopia av dessa i standardformat.
I vissa fall kan ni även ha rätt att begära begränsning av behandlingen och/eller att uppgifter raderas.

Er skriftliga begäran skall skickas till support@promikbook.com.

Anser ni att personuppgift om er är felaktig ber vi er vänligen kontakta PromikBook så att rättelse kan vidtagas.

Datakategorier - Bilaga

Inledning

Denna bilaga beskriver vilka personuppgifter som lagras av PromikBook samt en motivering till varför informationen lagras. Vidare beskriver bilagan vilka åtgärder PromikBook möjliggör för att efterfölja GDPR gentemot användare av PromikBook.

Innehåll

Definitioner

Följande benämningar kommer att användas kontinuerligt och då innebära hänvisning till:

TjänstenAvser tjänsten www.promikbook.com och tillhörande delar.
PromikBookAvser företaget PromikBook AB (publ) och/eller koncernen PromikBook (ibland innefattar det även Tjänsten).
AnvändareAvser en registrerad användare, enskild person, på PromikBook.
FöretagAvser ett registrerat företag på PromikBook.
Bolag/BolagetSyftar till företaget i fråga.
Kund/KunderEn kund är en inlagd kund på ett Företag i PromikBook. Kunden tillhör Företaget.
Leverantör/LeverantörerEn leverantör är en inlagd leverantör på ett Företag i PromikBook. Leverantören tillför Företaget.
Referens/ReferenserSyftar till kontaktpersoner hos antingen kund eller leverantör.
Administratör/Administratörer Anställd för PromikBook som har tilldelats speciella rättigheter för att kunna läsa och ändra ett Företags information i syfte att hjälpa, felsöka och/eller ge support till Företag/Användare då detta har efterfrågats av Företaget/Användaren.
SupportportalenDen speciella supportdelen på www.promikbook.com som används vid support.

Vilka personuppgifter lagras av PromikBook

I Tjänsten

Följande fält används och lagras i PromikBooks databas för att hålla information om personuppgifter.

Användare

Data som lagras

För Användare lagras information om registrerade användare som loggar in på hemsidan www.promikbook.com eller via någon av API-tjänsterna. Informationen som lagras är information som Användaren själv valt att fylla i och omfattar följande:

E-postadress En e-postadress som måste vara giltig samt unik. E-postadressen används för identifiering av en användare samt för viss kommunikation till Användaren. (inget tvång på personlig epost)
Förnamn Ett förnamn på Användaren som registrerat sig (dock inget krav på ett giltigt namn) som visas för alla anslutna användare på Företaget, samt Administratörer för att kunna identifiera vilka som har rättigheter till Företagets information.
Efternamn Ett efternamn på Användaren som registrerat sig (dock inget krav på ett giltigt efternamn) som visas för alla anslutna användare på Företaget, samt Administratörer.

Motivering

All information som lagras om Användare används för att spåra vem som gör vad i systemet samt kunna erbjuda enskilda rättigheter till Företag. Det unika som identifierar en Användare är e-postadressen och den kan ha valfritt format och väljs av Användaren själv, så länge det är en verifierad e-postadress.

Insamling

All information salmas in genom att Användaren själv lämnat uppgifter och godkänt ett avtal.

Företag

Data som lagras

Informationen som lagras är uppgifter om Företaget. Informationen fylls i av Användaren eller genom uppslag. Mycket av informationen är offentliga uppgifter.

Organisationsnummer Ett organisationsnummer (valfritt tills man väljer att bli betalande) tillhörande Företaget som är registrerat.
Namn Namnet på Företaget. Publik information men är valfritt att döpas till vad som helst.
Säte Eg säte där Företaget är registrerat. (Ingen kontroll på validerat säte)

Motivering

Informationen som lagras för varje Företag är till stor del publik information från uppslag. Det kan dock vara så att enskilda firmor och privatpersoner registrerar sina egna uppgifter. Dock är informationen viktig för Användaren för att Tjänsten ska kunna nyttjas till fullo vid fakturering och bokföring.

Insamling

Informationen om Företag kommer från någon av följande:

  • Manuellt inskriven av en användare.
  • Automatiskt genom uppslag (www.allaverksamheter.se)
  • Genom API-koppling.

Kunder

Data som lagras

Varje Företag har möjlighet att skapa Kunder som kan användas vid fakturering eller i bokföringen.
Det som lagras för en Kund är följande

Organisationsnummer Valfri Kundens organisationsnummer eller personnummer som Användaren själv fyller i.
Namn Namnet på Kunden.
E-postadress Valfri E-postadress till Kunden som Företaget kan använda vid kontakt eller fakturering
Telefon Valfri Telefonnummer till Kunden för att använda vid kontakt eller sms.
Momsnummer Valfri Det finns möjlighet att spara momsnummer till Kunder.
Adress Valfri Användaren ges möjlighet att spara en adress till Kunder vid fakturering eller annan kontakt.

Motivering

Informationen på en Kund anses viktig i de fall då Företaget fakturerar Kunden eller bokför annan transaktionsdata kopplat till Kunden.

Insamling

Information om Företagets Kunder sker genom att Användaren själv initierat skapandet av en Kund. Det kan vara genom hemsidan eller via en API-koppling. Informationen samlas in på något av följande sätt.

  • Manuellt inskriven av en Användare.
  • Automatiskt genom uppslag (www.allaverksamheter.se)
  • Genom API-koppling.

Leverantörer

Data som lagras

Varje Företag har möjlighet att skapa Leverantörer som kan användas vid fakturering eller i bokföringen.
Det som lagras för en Leverantör är följande:

Organisationsnummer Valfri Leverantörens organisationsnummer eller personnummer som Användaren själv fyller i.
Namn Namnet på Leverantören.
E-postadress Valfri E-postadress till Leverantören som Företaget kan använda vid kontakt.
Telefon Valfri Telefonnummer till Leverantören för att använda vid kontakt eller sms.
Bankuppgifter Valfri Det finns möjlighet att spara bankuppgifter för betalningar av fakturor.
Adress Valfri Användaren ges möjlighet att spara en adress till Leverantören.

Motivering

Informationen på en Leverantör anses viktig i de fall då Företaget får fakturor eller bokför annan transaktion kopplat till Leverantören som ex kvitto. Det innebär att man enligt lag måste kunna redogöra till vem man har betalat ut pengar.

Insamling

Information om Leverantörer samlas till största delen in genom manuell inskrivning eller uppslag men även via API.

  • Manuellt inskriven av en Användare.
  • Automatiskt genom uppslag (www.allaverksamheter.se)
  • Genom API-koppling.

Referenser

Data som lagras

För varje Kund eller Leverantör kan det kopplas Referenser, eg kontaktpersoner. Informationen är helt valfri och anges av en Användare.

Namn Valfri Namnet på Referensen.
E-postadress Valfri E-postadress till Referensen.
Telefon Valfri Telefonnummer till Referensen.

Motivering

Användare väljer själva att använda möjligheten till kontaktpersoner för att underlätta hantering av fakturor och försäljning.

Insamling

All information skrivs in av Användaren direkt via hemsidan eller genom API.

  • Manuellt inskriven av en Användare.
  • Genom API-koppling.

Support och övrig kontakt

Följande information används vid olika typer av support eller annan kontakt.

Telefon

Data som lagras

När en Användare ringer till PromikBook för support lagras inga nya uppgifter om Användaren än de som redan finns i systemet.

Motivering

En Användare som ringer in för support uppger endast sin epost-adress eller sitt organisationsnummer. Eftersom dessa uppgifter redan finns lagrade i systemet används det endast för att kunna utföra det åtgärder som krävs för att vara behjälplig mot Företaget/Användaren i den mån det krävs.

Insamling

Vi samlar inte in nya uppgifter när det gäller information via telefon.

Via supportportalen

Data som lagras

När en Användare skapar ett ärende via Supportportalen lagras information om vilken Användare och vilket Företag supportärendet gäller. Det sparas också eventuellt en kopplad bild/dokument som Användaren har möjlighet att bifoga till sitt ärende.

Motivering

Vi behöver samtliga uppgifter om vem som behöver hjälp (Användare) och på vilket Företag som problemet berör för att i den mån det krävs hjälpa Användaren för att lösa supportärendet.

Insamling

Utöver de uppgifter som redan finns kan det ibland efterfrågas mer detaljerad information i efterhand från Användaren för att kunna felsöka djupare.

Via E-postmeddelande

Data som lagras

När en Användare kontaktar PromikBook genom att skicka epost till support@promikbook.com lagras det som Användaren själv väljer att delge oss utöver sin egen e-postadress.

Motivering

Ett e-postmeddelande som tas emot vet vi inte vad det innehåller innan det är läst. Beroende på innehållet i meddelandet kan ett e-postmeddelande sparas för att kunna visa på ex en uppsägning eller annan viktig information.

Insamling

Användaren själv delger all information när Användaren själv väljer att skicka ett e-postmeddelande.

Via kontaktformulär

Data som lagras

När en Användare kontaktar PromikBook genom kontaktformuläret på hemsidan får Användaren själv uppge sin e-postadress om Användaren önskar ett svar.

Motivering

Användaren skriver information om vad Användaren vill och anger en valfri e-postadress om Användaren vill ha ett svar tillbaka.

Insamling

Vi samlar inte in någon information.

PromikBook AB © 2019