logo

Skapa konto

Förnamn
Efternamn
E-postadress
Telefon
Lösenord
Bekräfta lösenord
Inbjudningskod
Jag godkänner avtalet
Läs avtalet »
OBS! Du måste godkänna avtalet!
När du registrerat dig har du tillgång till basfunktionerna i PromikBook. Det är helt gratis och kommer alltid att vara det!

Behöver du hjälp med registreringen kan du titta på instruktionsfilmen.
Tillbaka till guider

Skapa faktura i PromikBook

Denna guide hjälper dig att skapa en ny utgående faktura till en kund. Genom att följa guiden kan du leverera en faktura till en kund på några korta steg.

Eftersom PromikBook använder automatisk bokföring av fakturor krävs att man väljer både en giltig kund samt giltiga artiklar på fakturan. Med en giltig kund/artikel menas att kunden/artikeln som används på fakturan finns registrerad under register när fakturan ska sparas. Kunder och artiklar kan skapas direkt från fakturaläget!

Steg 1 - Skapa fakturan

Du väljer ”Faktura” i huvudmenyn och välj sedan alternativet ”Skapa ny”, se Bild 2.


Bild 1. Välj faktura i huvudmenyn.

Bild 2. Tryck på ”Skapa ny” under fliken Utgående.

Steg 2 - Välj/skapa kund

I detta steg ska vi välja en kund alternativt skapa en ny kund. För att en faktura ska gå att spara/skicka måste en kund vara specificerad.

Välj redan skapad kund:

Om företaget redan har skapade kunder i registret väljs dessa genom i fältet vid "Kundnummer" eller vid översta fältet "Fakturaadress".

Klicka på ikonen för att lista samtliga aktiva kunder. För att starta en sökning bland kunder skrivs text i fältet för kundnummer översta fältet för fakturaadress, se Bild 3.


Bild 3 – Klicka på ikonen för att lista alla aktiva kunder eller för att skapa en ny kund.

Lägg till ny kund:

Om företaget inte har några kunder eller om du ska skicka till en ny kund klickar du på ikonen för att få upp listan med kunder. Klicka på ”Lägg till ny kund” för att få fram notisen där det går att skapa en ny kund, se Bild 3.

Fyll i alla uppgifter för kunden och klicka på ”Spara”.


Bild 4. Glöm inte att trycka på ”Spara” när du har skrivit in kunduppgifter eller kundinställningar.

Tips!

Det går att skriva in andra uppgifter för kunden direkt på fakturan (efter att kunden har valts), ex om just denna fakturan ska till en an annan adress kan man skriva in det direkt på fakturan utan att behöva ändra på kunden.

Steg 3 - Välj datum

Nästa steg är att välja fakturadatum och förfallodatum. Som förslag sätts alltid dagens datum som fakturadatum men det går att ändra datum för att datera en faktura bakåt i tiden eller sätta ett datum framåt i tiden för att skicka fakturan senare.

Förfallodatum sätts automatiskt när fakturadatum ändras men kan även sättas manuellt om man så önskar. Som standard används antalet förfallodagar från den valda kunden. Om ingen kund är vald eller om kunden inte har förfallodagar sparat under kundinställningar används antalet förfallodagar från företagsinställningarna.

Skulle det även saknas sparad inställning under företagsinställningar sätts 30 dagar som standard.

Genom att klicka i fältet för ett datum dyker kalendern upp vilket ger möjligheten att bläddra efter ett datum. Skrivs datumet manuellt så ska datumet skrivas enligt YYYY-MM-DD.

Bild 5. Val av fakturadatum samt förfallodatum

Steg 4 - Välj/skapa artikel

Välj artikel:

En artikel som finns skapad kan användas genom att antingen klicka på ikonen för att lista samtliga artiklar eller genom att skriva in artikelnummer eller artikelnamn i fälten ”Artikelnummer” eller ”Benämning”.

Skapa artikel:

En artikel som ska faktureras kan skapas direkt från fakturaläget. Klicka på ikonen för att visa befintliga artiklar. Klicka på alternativet ”Lägg till artikel”., se Bild 6. Fyll i samtliga uppgifter för att spara artikeln i registret.

Bild 6. Tryck på ”Lägg till artikel” för att lägga till en ny.

Tips!

Det går att skriva in valfria uppgifter på artikeln efter att den är vald. Ändra exempel benämningen eller skriv in en kommentar i beskrivningsfältet. Ändra kvantitet eller enhetspriset fritt. Genom att klicka på inställningsikonen på raden för en artikel kan man ändra bokföringskonto, dimensioner för artikelraden, periodisering för artikelraden eller en artikelrubrik som visas ovanför artikelraden.

Det går att lägga till flera artikelrader genom att klicka på den gröna plusknappen längst till höger vid en artikelrad, se Bild 7.

  • Klickar man på den översta plusknappen infogas en ny artikelrad längst upp på fakturan.
  • Klickar på man plusknappen som är på artikelraden rad infogas en ny artikelrad under nuvarande raden.
  • Klickar man på plusknappen som är under längst ner infogas en ny artikelrad längst ner på fakturan.

Genom att klicka på den röda minusknappen tar man bort en artikelrad man inte längre vill använda på fakturan.


Bild 7. Tryck på de markerade plustecknet för att lägga till fler artiklar i din faktura.

Steg 5 - Olika inställningar för din faktura

Det finns även flera olika inställningar du kan använda dig utav för att ändra din faktura.


Bild 8. Här kan du välja fakturamall, fakturatyp och betalningsavi.

Bild 9. Bredvid inställningar från bild 8 hittar du vart du väljer dimensioner eller om du vill använda dig utav periodisering.


Bild 10. Högst upp till vänster kan du ändra utseendeinställningar.

Steg 6 - Välj leveranssätt

Nu är fakturan klar att levereras till kund och det är dags att välja hur fakturan ska skickas. Även om fakturan endast ska sparas i utkorgen för att skickas vid ett senare tillfälle måste ett leveranssätt vara valt och var giltigt för att användas (till exempel måste en e-postadress anges vid leverans via epost).

Val av leveranssätt sker i toppen av sidan ovanför fakturan, se Bild 11.


Bild 11. Välj leveranssätt.

Möjliga leveranssätt och dess betydelse:

  • Epost
    När epost är valt skickas ett epostmeddelande till kunden innehållande en länk till fakturan online. Under inställningar finns alternativet att alltid bifoga fakturan som en PDF vid leveranssätt epostmeddelande.
  • PromikBook
    Om mottagaren också använder PromikBook kan man använda alternativet att skicka fakturan genom PromikBook. Mottagaren meddelas via Epost att en ny fakturan finns i PromikBook.
  • Posten
    Vid val av Posten som leveranssätt skickas fakturan elektroniskt till PostNord för leverans. PostNord skriver ut fakturan på papper vid närmaste utlämningscentral för kuvertering och leverans.
  • Utskrift
    Vid valet utskrift skapas en PDF som kan skrivas ut på en skrivare eller skickas i ett epostmeddelande.

Det går alltid att i efterhand spara ner PDF-filen för en faktura från listan över utgående fakturor.

Läs vidare!

För mer information om hur du skapar och skickar e-fakturor genom PromikBook är det bra om du läser guiden för e-faktura.

Steg 7 - Spara/Skicka fakturan

Nu är det endast sista valet som återstår, att skicka fakturan. Längst upp till höger finns valen för att spara eller skicka fakturan, se Bild 12.

  • Alternativet ”Visa” sparar fakturan och förhandsgranskar hur fakturan kommer bli när den är klar.
  • Alternativet ”Spara i utkorg” sparar fakturan i utkorgen med möjligheten att skicka den vid ett senare tillfälle. Om fakturan inte är skickad kan den ändras genom alternativet ”Fortsätt skapa faktura” i listan över utgående fakturor.
  • Alternativet ”Spara och skicka” sparar fakturan i utkorgen och skickar därefter fakturan enligt valt leveranssätt.

Bild 12. Vad du vill göra med fakturan.

Grattis!

Du har nu skapat en utgående faktura i PromikBook!

PromikBook AB © 2019