Använda dimensioner i PromikBook

Använda dimensioner i PromikBook

Steg 1 - Vad är en dimension?

För att skilja intäkter och utgifter

När man bokför använder man sig utav olika konton för att specificera vad bokföringsposterna gäller. En del som bokför vill dock skilja på till exempel vilken artikel man säljer och skapar då kanske upp ett nytt bokföringskonto för varje artikel. Det gör att man direkt i en rapport kan se vilken intäkt varje enskild artikel har. Det blir dock väldigt rörigt om du har många artiklar och det finns bara ett begränsat antal konton att använda sig utav.

En bättre lösning - Använd dimensioner

Man kan då istället använda sig utav det som kallas Dimensioner. För att skapa ett djup i bokföringen där man men enkla medel på ett kraftfullt sätt får total kontroll över bokföringen. En dimension kan var vad du själv väljer att det ska vara men det finns några standarddimensioner att använda.

Förklaring

Dimension - Samlingsnamn för en grupp av bokföringsobjekt
Dimensionsobjekt - Objektet som ska bokföras för att uppnå djup i bokföringen.

Några exempel på dimensioner finns nedan. I PromikBook har man dock möjlighet att skapa dimensioner helt fritt!

  • Kunder
  • Leverantörer
  • Artiklar
  • Säljare
  • Projekt
  • Kostandsställe
  • Anställd
  • Referens
  • Bil
  • Lastbil
  • Butik
  • Land

Exempel

För att exempel få statistik på vilken kund som köpt flest tjänster/varor av dig bokför du med dimensionen Kunder samt vilken kund som köpte tjänsten/varan. På samma bokföringspost lägger du även till dimensionen Artikel och specificerar objektet som vilken tjänst/vara kunden köpte. Nu öppnar det redan upp för kraftfulla utsökningar baserat på vilken tjänst/vara som säljer bäst eller vilken kund vi fakturerat mest. Även kombinationer som vilken tjänst/vara har just en specifik kund köpt mest utav?

Steg 2 - Att bokföra med dimensioner

Vid skapande av verifikation

För hela verifikationen

Vid skapandet av en ny verifikation finns det möjlighet att använda sig utav dimensioner. För att öppna rutan för dimensionsinmatning för hela verifikationen klickar man på knappen Dimensioner som finns längst under val av verifikationsdokument. Se Bild 1.

I rutan som visas finns nu möjligheten att lägga till dimensioner.
För att lägga till fler dimensionsrader klickar man på ikonen
För att ta bort en dimensionsrad klickar man på ikonen

Aktivera tjänsten efaktura
Bild 1. Välj dimensioner för verifikationen

För enskilda transaktionsrader

I verifikationsinmatningen finns möjlighet att lägga till dimensioner per transaktionsrad. Dimensionsinmatningen kan döljas om man inte använder sig utav dimensioner. Se till att kryssrutam "Dölj?" ej är ikryssad för att kunna mata in dimensioner. Se Bild 2.

Aktivera tjänsten efaktura
Bild 2. Kryssa ur rutan

Nu finns det fält för att välja dimension. Det vänstra fältet är valet av dimension och det högra fältet är valet av dimensionsobjekt.
För att lägga till fler dimensionsrader klickar man på ikonen
För att ta bort en dimensionsrad klickar man på ikonen

Exempel på dimensioner i en verifikation

Börja med att välja dimension enligt Bild 3. Först när en dimension är vald öppnas möjligheten att välja dimensionsobjekt, Se Bild 4.
I exemplet väljs dimension 3 - Kunder och därefter objektet 1 - Sven Jansson tillhörande dimensionen kunder.
I Bild 5 visas hur dimensionsraden ser ut när valen är gjorda.
När en verifikation med dimensioner är bokförd visas dimensionerna som fasta val på raden, Se Bild 6.

Aktivera tjänsten efaktura
Bild 3. Val av dimension
Aktivera tjänsten efaktura
Bild 4. Val av objekt
Bild 4. Dimensionsrad färdig
Bild 5. Dimensionsrad färdig
Bild 4. Dimensionsrad färdig
Bild 6. Bokförd verifikation

Tips!

Det går att ändra dimensionerna på en redan bokförd verifikation. Genom att lägga till eller ta bort dimensionsrader kan bokföringen med dimensioner således ändras. OBS! Glöm inte att klicka på "Bokför" efter ändring av dimensionsraderna!

Vid utgående faktura

När man skapar en utgående faktura i PromikBook finns möjlighet att förbättra bokföringen genom Dimensioner. PromikBook sparar automatiskt dimensioner kopplat till bokföringsunderlaget till fakturan när du använder PromikBooks fakturadel.
Dimensioner som kopplas till bokföringen är Kunden, Artikeln och Intern/extern referens..

I läget för att skapa faktura finns dock möjlighet att välja sina egna dimensioner. För att välja dimensioner som ska läggas till på varje transaktionsrad i bokföringsunderlaget väljer man knappen Dimensioner under Andra tillval. Se Bild 7

I rutan som som visas väljs dimensioner som kommer hamna på varje transaktionsrad i bokföringsunderlaget. Dimensionsvalen fungerar på samma sätt som för verifikationsinmatningen. Se Bild 8

Aktivera tjänsten efaktura
Bild 7. Välj dimensioner

Läs vidare!

För mer information om hur du skapar fakturor kan du läsa guiden om hur man skapar utgående fakturor.

Exempel på utgående faktura med dimensioner

Anderssons Ateljé säljer tjänster gällande fotografering och ska nu skicka en faktura till kunden Sven Jansson. En faktura skapas till kunden och Anderssons Ateljé vill att det i bokföringen ska synas vilken fotograf som tagit fotografiet, samt vilken kamera som använts, samt vilken bil fotografen använde för att åka till studion, samt vilken studio bilderna togs i.

För hela fakturan lägger Anderssons Ateljé till dimensionen Bilar och väljer bilen med registreringsnummer AAA-111 och dimensionen Studio och väljer Studio 54. Se Bild 8 samt Bild 9

Aktivera tjänsten efaktura
Bild 8. Val av dimension och tillhörande dimensionsobjekt
Aktivera tjänsten efaktura
Bild 9. För alla fakturarader

För att lägga till vilken fotograf som tagit bilden väljer Anderssons Ateljé fotografen som Vår referens på fakturan. I exemplet väljs fotograf Daniel Andersson.

Eftersom fotografen Daniel tog två typer av porträttfoton med två olika kameror skapar Anderssons Ateljé två olika artikelrader med olika artiklar, Se Bild 10.
För att välja kamera (som endast ska väljas på just artikelraden) klickar Anderssons Ateljé på inställningsikonen på varje fakturarad, Se Bild 9.

På artikelraden väljer Anderssons Ateljé dimensionen Kamera och väljer på första artikel kameran Canon Se Bild 11, och på andra artikelraden kameran Nikon.

Aktivera tjänsten efaktura
Bild 10. Fakturarader
Aktivera tjänsten efaktura
Bild 11. Dimensioner per artikelrad

Anderssons Ateljé är nu nöjd med sin faktura och väljer att leverera fakturan via e-post till kunden Sven Jansson. Bokföringsunderlaget som skapas kan ses i Bild 12.

Förklaring till dimensioner som bokförts.
På alla fakturarader
    • Kunder där objektet är 1 vilket är kundnumret för Sven Jansson
    • Interna referensen som ju är fotografen Daniel Andersson
    • Externa referensen som är kundens referens Sven Jansson
    • Bilar som är den bil som användes med registreringsnummer AAA-111
    • Studio som är den studio som valdes. Studio 54
    Artikelrad 1
    • Artikeln med nummer 5210
    • Kamera som är Canon EOS 7D Mark II
    Artikelrad 2
    • Artikeln med nummer 5212
    • Kamera som är Nikon Coolpix

    Skulle Anderssons Ateljé nu ångra sig och vilja byta till exempel kamera som användes för artikelrad nummer 2 kan det göras genom att klicka på ikonen på raden som innehåller dimensionen Kamera med valt objekt Nikon Coolpix.

    För att lägga till en ny Kamera väljer Anderssons Ateljé att lägga till en ny dimension på vanligt vis. För att det ska uppdateras i bokföringen måste Anderssons Ateljé klicka på knappen Bokför.

    Bild 4. Dimensionsrad färdig
    Bild 12. Det färdiga bokföringsunderlaget. Klicka på bilden för större bild

    Tips!

    Det går att spara dimensioner i fakturamallar. På så vis kan man alltid ha "förvalda dimensioner" när man skapar en faktura från en fakturamall.

    Vid inkommande faktura

    Notera!

    Följande steg kräver att silverpaketet används samt att konteringsrader är påslaget under inställningar.

    Se till att konteringsrader vid inmatning av ny leverantörsfaktura är påslaget för att fortsätta.

    Gå till menyn Faktura -> Lägg till leverantörsfaktura för att lägga till en ny inkommande faktura. Längst ner finns konteringsraderna för hur fakturan ska bokföras. Se Bild 13

    Om du läst tidigare stycken i guiden där vi förklarade inmatning av dimensioner vid verifikationsskapandet samt vid ny utgående faktura, kommer du som användare nu att känna igen inmatningen vid lägg till leverantörsfaktura då det är samma typ av inmatning här.

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 13. Konteringsrader

    För hela fakturan

    Precis som när man skapar en verifikation eller en ny utgående faktura, kan man för en inkommande faktura välja att mata in dimensioner för hela fakturan (eg alla transaktionsrader som skapas i bokföringsunderlaget).
    Klicka på knappen Dimensioner för öppna rutan för inmatning av dimensioner.

    För enskild transaktionsrad

    Här fungerar det precis som vid skapande av ny verifikation då bokföringsunderlaget är transaktionsrader. Mata in dimensionerna precis på samma sätt som vi gick igenom vid verifikationsskapandet.

    Använd ikonen för att lägga till nya dimensionsrader.
    Använd ikonen för att tar bort oönskade dimensioner.

    Steg 3 - Analysera bokföringen med dimensioner

    Att bygga logiska utsökningar

    För att nyttja kraften med alla dimensioner som har bokförts måste man förstå hur man bygger upp logiska utsökningar. Genom att bokföra med flera dimensioner blir logiska utsökningar kraftfullare. Det gäller dock att vara noga med vad man vill söka fram samt att lägga rätt dimensioner på rätt rad.

    All uppbyggnad av logiska utsökningar sker på liknande sätt oavsett vilken sida/information utsökningen gäller, och följer grundläggande matematiska regler gällande logik. PromikBook använder de logiska operatorerna OCH (AND), ELLER (OR) och INTE (NOT).
    Här följer några platser som har möjlighet att göra utsökningar baserat på dimensioner.

    • Lista verifikationer
    • Verifikationslistan
    • Huvudboken
    • Utgående fakturor
    • Inkommande fakturor
    • Resultatrapport
    • Dimensionsrapport
    • Balansrapport
    • Simulator

    På dessa sidor finns ett val, ofta i form av en knapp, som heter Dimensioner, Välj dimension eller liknande, och som ger möjlighet att bygga logiska utsökningen. När man klickar på knappen öppnas en ny ruta där den logiska utsökningen kan byggas ihop. Se Bild 14.

    För att börja uppbyggnaden av den logiska utsökningen klickar man först på Ny parentes, se Bild 14, för att välja sin första Dimension. En ny ruta visas med möjlighet att välja dimensioner. Se Bild 15.

    Genom att kryssa i en kryssruta för en av dimensionerna väljs samtliga dimensionsobjekt tillhörande dimensionen. Genom att klicka på dimensionsnamnet visas alla dimensionsobjekt tillhörande dimensionen.

    Varje dimensionsobjekt kan väljas enskilt genom att antingen kryssa i kryssrutan för dimensionsobjektet eller klicka på dimensionsobjektets namn. Det går att välja dimensionsobjekt från flera olika dimensioner samtidigt till samma parentes.

    När man har valt sina dimensionsobjekt och innan man klickar på knappen Välj finns det några extra val att göra, Se Bild 16.

    Valet av logisk operator styr om dimensionsobjekten som är valda alla ska finnas bokförda på en transaktionsrad (OCH) eller om det räcker att något av dimensionsobjekten finns på transaktionsraden (ELLER).

    Man kan även välja om dimsnionsobjekten ska vara en ny inre parentes. Med det menas alltså att det skapas en ny parentes runt alla valda dimensionsobjekt som välj.

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 14. Klicka på ny parentes
    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 15. Välj dimensionsobjekt
    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 16. Gör val

    Förklaring

    Den logiska utsäkningen följer matematiska regler gällande logiska operatorer och parenteser.

    Logisk operator - Används för att bestämma om alla valda dimensionsobjekt ska finnas på transaktionen eller om något valt ska finnas.
    Parentes - All logik inom en parentes beräknas enskilt innan resterande logiska termer.

    Steg 4 - Exempel på logiska utsökningar

    Här samlar vi exempel på hur man enkelt bygger logiska termer för utsökning på dimensionsnivå.

    Lista verifikationer

    När man listar verifikationer sker utsökningen på transaktionerna tillhörande en verifikation. Om en transaktion matchar den logiska termen tas verifikationen med i utsökningen även om inte alla tillhörande rader matchar sökningen.

    För att göra den logiska utsökningen på bokförda dimensioner vid Lista verifikationer klickar man på knappen Välj dimension enligt Bild 17

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 17. Välj dimension

    Exempel 1

    Anderssons Ateljé har bland annat sålt porträttfoton till sina kunder och vill nu veta vilka verifikationer som är bokförda med någon av artiklarna.

    Anderssons Ateljé säljer två olika artiklar med porträttfoton, 5210 - Porträtt 18x24 samt 5212 - Porträtt 40x50, och sökningen som vi måste göra är helt enkelt:

    Samtliga verifikationer där någon transaktionsrad innehåller dimensionsobjekt artikel - 5210 ELLER artikel - 5212

    För att bygga utsökningen gör vi följande: Se Bild 18

    • Vi börjar med att klicka på Ny parentes för att skapa utsökningen.
    • Vi öppnar dimensionen Artiklar och klickar i artiklarna 5210 och 5212
    • Vi väljer den logiska operatorn att vara ELLER
    • Vi behöver inte välja inre parentes
    • Vi klickar på Välj och får då slutresultatet
    • Vi klickar därefter på Beräkna för att ta fram verifikationerna

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 18. Bygg utsökning av artiklarna

    Exempel 2

    Anderssons Ateljé vill nu även ta reda på vilka verifikationer som är bokförda där dimension Kamera och kameran Canon har används samtidigt som dimension Bilar och bilen med registreringsnummer AAA-111 har använts.
    Utsökningen blir då

    Samtliga verifikationer där någon transaktionsrad innehåller dimensionsobjekt kamera Canon OCH bil AAA-111

    Vi väljer att öppna valet för dimensioner och klickar på Ny parentes för att kunna välja rätt Kamera och rätt Bil. Vi öppnar Kamera och kryssar i kryssrutan för Canon. Därefter öppnar vi upp objekten under Bilar och kryssar i bilen AAA-111. Se Bild 19

    • Vi börjar med att klicka på Ny parentes för att skapa utsökningen.
    • Vi öppnar dimensionen Kamera och kryssar för Canon
    • Vi öppnar dimensionen Bilar och kryssar för AAA-111
    • Vi väljer den logiska operatorn att vara OCH
    • Vi behöver inte välja inre parentes
    • Vi klickar på Välj och får då slutresultatet. Se Bild 20
    • Vi klickar därefter på Beräkna för att ta fram verifikationerna

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 19. Kombinerad utsökning Kamera och Bil
    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 20. Logiska utsökningen klar

    Utgånde faktura

    När man listar utgående fakturor sker utsökningen på transaktionerna tillhörande verifikationerna för bokföringen av fakturan, respektive betalningen av fakturan. Om en transaktion matchar den logiska termen tas verifikationen med i utsökningen även om inte alla tillhörande rader matchar sökningen.

    För att göra den logiska utsökningen på bokförda dimensioner vid Lista utgående fakturor klickar man på knappen Välj dimension i avancerade filter enligt Bild 21.

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 21. Välj dimension

    Exempel 1

    Anderssons Ateljé har bland annat sålt porträttfoton till sina kunder och vill nu veta vilka fakturor som är skickade för just porträttfoton.

    Anderssons Ateljé säljer två olika artiklar med porträttfoton, 5210 - Porträtt 18x24 samt 5212 - Porträtt 40x50, och sökningen som vi måste göra är helt enkelt:

    Samtliga fakturor där någon transaktionsrad/artikelrad innehåller dimensionsobjekt artikel - 5210 ELLER artikel - 5212

    För att bygga utsökningen gör vi följande: Se Bild 21

    • Vi börjar med att klicka på Ny parentes för att skapa utsökningen.
    • Vi öppnar dimensionen Artiklar och klickar i artiklarna 5210 och 5212
    • Vi väljer den logiska operatorn att vara ELLER
    • Vi behöver inte välja inre parentes
    • Vi klickar på Välj och får då slutresultatet
    • Vi klickar därefter på Beräkna för att ta fram alla fakturor som matchar sökningen

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 21. Bygg utsökning av artiklarna

    Exempel 2

    Anderssons Ateljé vill nu även ta reda på vilka fakturor som är bokförda där dimension Kamera och kameran Canon har används samtidigt som dimension Bilar och specifikt då bilen med registreringsnummer AAA-111 har använts.
    Utsökningen blir då

    Samtliga fakturor där någon transaktionsrad/artikelrad innehåller dimensionsobjekt kamera Canon OCH bil AAA-111

    Vi väljer att öppna valet för dimensioner och klickar på Ny parentes för att kunna välja rätt Kamera och rätt Bil. Vi öppnar Kamera och kryssar i kryssrutan för Canon. Därefter öppnar vi upp objekten under Bilar och kryssar i bilen AAA-111. Se Bild 22

    • Vi börjar med att klicka på Ny parentes för att skapa utsökningen.
    • Vi öppnar dimensionen Kamera och kryssar för Canon
    • Vi öppnar dimensionen Bilar och kryssar för AAA-111
    • Vi väljer den logiska operatorn att vara OCH
    • Vi behöver inte välja inre parentes
    • Vi klickar på Välj och får då slutresultatet. Se Bild 23
    • Vi klickar därefter på Beräkna för att ta fram fakturorna

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 22. Kombinerad utsökning Kamera och Bil
    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 23. Logiska utsökningen klar

    Inkommande faktura

    När man listar inkommande fakturor sker utsökningen på transaktionerna tillhörande verifikationerna för bokföringen av fakturan, respektive betalningen av fakturan. Om en transaktion matchar den logiska termen tas verifikationen med i utsökningen även om inte alla tillhörande rader matchar sökningen.

    För att göra den logiska utsökningen på bokförda dimensioner vid Lista inkommande fakturor klickar man på knappen Välj dimension i avancerade filter enligt Bild 24.

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 24. Välj dimension

    Exempel 1

    Anderssons Ateljé har köpt in två kameror som används vid fotograferingen och vill nu se vilka fakturorna är för dessa kameror plus alla eventuella tillbör för respektive kamera.

    Sökningen hämtar alltså ut alla fakturor kopplade till inköp av kamerautrustning enligt:

    Samtliga fakturor där någon transaktionsrad/artikelrad innehåller dimensionsobjekt kamera - Canon ELLER kamera - Nikon

    För att bygga utsökningen gör vi följande: Se Bild 25

    • Vi börjar med att klicka på Ny parentes för att skapa utsökningen.
    • Alternativ 1 - Vi öppnar dimensionen Kamera och kryssar för alla kameror
      Alternativ 2 - Vi kryssar endast i rutan för dimension Kamera vilket automatisk väljer samtliga kameror
    • Vi väljer den logiska operatorn att vara ELLER
    • Vi behöver inte välja inre parentes
    • Vi klickar på Välj och får då slutresultatet
    • Vi klickar därefter på Beräkna för att ta fram alla fakturor som matchar sökningen

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 25. Samtliga artiklar

    Exempel 2

    Anderssons Ateljé vill nu även ta reda på vilka fakturor som är direkt kopplade till kostnaderna för dimensionen Studio och specifikt då Studio 54 som ligger i Göteborg.
    Utsökningen blir då

    Samtliga fakturor där någon transaktionsrad/artikelrad innehåller dimensionsobjekt Studio 54s

    Vi väljer att öppna valet för dimensioner och klickar på Ny parentes för att kunna välja rätt Studio. Vi öppnar Studi och kryssar i kryssrutan för Studio 54.

    • Vi börjar med att klicka på Ny parentes för att skapa utsökningen.
    • Vi öppnar dimensionen Kamera och kryssar för Canon
    • Vi öppnar dimensionen Bilar och kryssar för AAA-111
    • Vi väljer den logiska operatorn att vara OCH
    • Vi behöver inte välja inre parentes
    • Vi klickar på Välj och får då slutresultatet. Se Bild 23
    • Vi klickar därefter på Beräkna för att ta fram fakturorna

    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 22. Kombinerad utsökning Kamera och Bil
    Aktivera tjänsten efaktura
    Bild 23. Logiska utsökningen klar

    Dimensionsrapport

    Resultat och balansrapport

    Huvudbok och verifikationslista

    Simulator

    Loader